So senden Sie ein Dokument per WhatsApp zur Unterschrift

Fast jeder liest eine WhatsApp-Nachricht eher als eine E-Mail. Wenn Sie also die Unterschrift eines Kunden, einer Familie oder eines Mitarbeiters brauchen, ist es am schnellsten, das Dokument per WhatsApp zu schicken, damit die Person es auf dem Handy unterschreibt. So geht's, Schritt für Schritt und kostenlos.

MultiDocs-Team3 Min. LesezeitAktualisiert am 29. Oktober 2026Mit offiziellen Quellen

In 30 Sekunden

  • Sie senden den Link per WhatsApp; die andere Person unterschreibt mit dem Finger, ohne etwas herunterzuladen.
  • Sie erhalten das unterschriebene PDF per E-Mail mit Nachweis (Datum, Uhrzeit, IP und Fingerabdruck des Dokuments).
  • Fast jeder nutzt heute Messenger-Dienste: Dort wird am schnellsten geantwortet.

So funktioniert es

In der WhatsApp-App selbst kann man keine Dokumente unterschreiben. Per WhatsApp wird ein persönlicher Link gesendet: Wer ihn erhält, tippt darauf, das Dokument öffnet sich im Browser, die Person unterschreibt mit dem Finger und Sie erhalten es unterschrieben zurück. Sie muss nichts installieren und sich nicht registrieren.

Offizielle Daten

94,8 %

der Menschen zwischen 16 und 74 Jahren in Spanien nutzen Messenger-Dienste wie WhatsApp.

Quelle: Eurostat, 2025
96,3 %

der Menschen zwischen 16 und 74 Jahren in Spanien haben in den letzten drei Monaten das Internet genutzt.

Quelle: INE, 2025
Art. 25

der europäischen eIDAS-Verordnung: Einer Signatur darf die Rechtswirkung nicht allein deshalb abgesprochen werden, weil sie elektronisch ist.

Quelle: EUR-Lex

Schritt für Schritt

  1. Laden Sie das Dokument hoch. Gehen Sie zu Kostenlos unterschreiben, laden Sie das PDF (oder ein Foto des Papiers) hoch und wählen Sie „Andere Person“.
  2. Markieren Sie, wo unterschrieben wird. Tippen Sie auf „Unterschrift“ und platzieren Sie das Feld. Wenn Sie Angaben brauchen, fügen Sie auch Name, Ausweisnummer, Datum oder ein Kästchen „Ich akzeptiere“ hinzu.
  3. Wählen Sie WhatsApp. Markieren Sie unter „Wie sollen wir es zustellen?“ WhatsApp und geben Sie die Handynummer ein. Sie können bis zu 5 Personen hinzufügen und festlegen, dass sie nacheinander unterschreiben.
  4. Bestätigen Sie Ihre E-Mail. Beim ersten Mal senden wir Ihnen einen 6-stelligen Code, um zu prüfen, dass die E-Mail-Adresse Ihnen gehört. Dorthin kommt das unterschriebene Dokument.
  5. Tippen Sie auf den WhatsApp-Button. WhatsApp öffnet sich auf Ihrem Handy, Nachricht und Link sind schon eingetragen. Sie müssen nur noch auf Senden tippen.
  6. Erhalten Sie es unterschrieben zurück. Sobald unterschrieben ist, erhalten Sie das unterschriebene PDF per E-Mail, mit einem Nachweis auf der letzten Seite.

Was die unterschreibende Person sieht

  • Eine Nachricht von Ihnen mit einem Link. Wenn sie darauf tippt, öffnet sich das Dokument in großer Schrift.
  • Wenn Sie Angaben anfordern, trägt sie diese vor dem Unterschreiben oben ein.
  • Sie tippt auf „Unterschreiben“, unterschreibt mit dem Finger, fertig.
  • Am Ende kann sie ihre unterschriebene Kopie herunterladen.

WhatsApp, E-Mail oder SMS: was wählen?

WhatsAppE-MailSMS
Wer sendet esSie, von Ihrem HandyMultiDocs, in Ihrem NamenSie, von Ihrem Handy
Am besten fürFamilien, Privatkunden, MitarbeiterUnternehmen und formelle DokumentePersonen ohne WhatsApp
Automatische ErinnerungenNein: Sie erinnern selbstJa, alle 2 Tage (höchstens 3)Nein
Unterschriebene Kopie für den UnterzeichnerDownload nach dem UnterschreibenKommt per E-MailDownload nach dem Unterschreiben

Sie können mehrere Optionen gleichzeitig wählen: zum Beispiel E-Mail und WhatsApp, damit es auf beiden Wegen ankommt.

Ist ein so unterschriebenes Dokument gültig?

Es ist eine einfache elektronische Signatur nach der europäischen eIDAS-Verordnung: Ihr darf die Rechtswirkung nicht abgesprochen werden, weil sie elektronisch ist. Der Nachweis hält fest, dass der Link per WhatsApp an diese Nummer gesendet wurde, Datum und Uhrzeit der Unterschrift, die IP, den Browser und den digitalen Fingerabdruck des Dokuments. Beachten Sie: Bei WhatsApp prüfen Sie selbst, ob die Nummer stimmt. Für Dokumente, bei denen die Identität mit Zertifikat nachgewiesen werden muss, lesen Sie, welche Signatur Sie brauchen.

Tipps

  • Kündigen Sie vor dem Senden per WhatsApp an, dass ein Dokument kommt: So wird dem Link nicht misstraut.
  • Leiten Sie den Link nicht an andere weiter: Er ist persönlich für die unterschreibende Person.
  • Wenn jemand auf sich warten lässt, senden Sie dieselbe Nachricht noch einmal; der Link ist 30 Tage gültig.

Häufige Fragen

Ist es kostenlos, Dokumente per WhatsApp zur Unterschrift zu senden?

Ja. Sie haben 20 kostenlose Sendungen pro Monat, per E-Mail, WhatsApp oder SMS. Wenn Sie mehr brauchen, kostet der MultiDocs-Tarif 19 € pro Monat mit bis zu 1.000 Sendungen.

Muss der Unterzeichner etwas installieren?

Nein. Er öffnet den Link im Browser seines Handys und unterschreibt mit dem Finger. Eine Registrierung ist nicht nötig.

Kann man direkt in WhatsApp unterschreiben?

Nein. WhatsApp dient nur dazu, den Link zu übermitteln; unterschrieben wird auf der Seite, die sich beim Antippen öffnet.

Können mehrere Personen unterschreiben?

Ja, bis zu 5 im selben Dokument, gleichzeitig oder in der von Ihnen gewählten Reihenfolge. Jede erhält ihren eigenen Link.

Offizielle Quellen

Wir haben jede Quelle am 29. Oktober 2026 geprüft. Wenn Sie veraltete Angaben sehen, schreiben Sie uns an info@multidocs.es.

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