Auftragsverarbeitungsvertrag

Dies ist eine Übersetzung nur zu Informationszwecken; maßgeblich ist die spanische Fassung. Dieser Vertrag gemäß Artikel 28 DSGVO gilt, wenn Sie MultiDocs nutzen, um Dokumente an andere Personen zu senden. Er ist Teil der Nutzungs- und Vertragsbedingungen und Sie akzeptieren ihn, indem Sie den Dienst nutzen.

• Verantwortlicher: Sie, der Nutzer, der die Dokumente sendet (oder die Organisation, in deren Namen Sie handeln).
• Auftragsverarbeiter: EXAMFY SOFTWARE, S.L., NIF (Steuernummer) B56684905, Carrer del General Palafox, 8, 08860 Castelldefels, Barcelona (Spanien).

1. Gegenstand und Dauer

Der Auftragsverarbeiter verarbeitet im Auftrag des Verantwortlichen die Daten, die nötig sind, um Dokumente zur Unterschrift zu senden, die Unterschriften und die angeforderten Angaben einzuholen und das unterschriebene Dokument zu übergeben. Der Auftrag gilt, solange Sie den Dienst nutzen.

2. Daten und betroffene Personen

• Personen: diejenigen, die Dokumente zur Unterschrift erhalten, und die Personen, die darin genannt werden.
• Daten: Identifikations- und Kontaktdaten (Name, E-Mail, Ausweisnummer, Adresse, Telefon), das Foto des Ausweisdokuments, wenn der Verantwortliche es anfordert, die Daten im Dokument, die digitalisierte handschriftliche Unterschrift und die technischen Daten der Signatur (Datum, Uhrzeit, IP, Browser).
• Enthält das Dokument besondere Kategorien von Daten (zum Beispiel Gesundheitsdaten), garantiert der Verantwortliche, dass er über die nötige Rechtsgrundlage verfügt.

3. Pflichten des Auftragsverarbeiters

• Die Daten nur nach den Weisungen des Verantwortlichen zu verarbeiten, die sich aus der Nutzung des Dienstes ergeben, und sie nicht für eigene Zwecke zu verwenden.
• Die Vertraulichkeit der zur Verarbeitung befugten Personen sicherzustellen.
• Angemessene Sicherheitsmaßnahmen anzuwenden (Art. 32 DSGVO): verschlüsselte Verbindungen, private und verschlüsselte Speicherung, Zugang über persönlichen Link und Zugriffskontrolle.
• Nur die unten genannten Unterauftragsverarbeiter einzusetzen, mit Verträgen, die dieselben Pflichten auferlegen, und über jede Änderung zu informieren, damit der Verantwortliche widersprechen kann.
• Den Verantwortlichen dabei zu unterstützen, die Rechte der betroffenen Personen zu wahren und seine Pflichten zu Sicherheit, Datenschutz-Folgenabschätzungen und Konsultationen zu erfüllen.
• Dem Verantwortlichen jede Verletzung der Sicherheit, die seine Daten betrifft, unverzüglich zu melden, in jedem Fall innerhalb von 48 Stunden.
• Die Daten nach Ende des Dienstes zu löschen: Die Dokumente werden 30 Tage nach der Unterschrift oder dem Versand gelöscht. Das Beweisprotokoll jeder Unterschrift, ohne das Dokument, wird 5 Jahre aufbewahrt, um sie nachweisen zu können, und danach gelöscht.
• Dem Verantwortlichen die Informationen bereitzustellen, die zum Nachweis der Einhaltung nötig sind, und angemessene Prüfungen zu ermöglichen.

4. Pflichten des Verantwortlichen

• Über eine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung zu verfügen und die betroffenen Personen informiert zu haben.
• Nur die nötigen Daten bereitzustellen. Insbesondere das Foto des Ausweisdokuments nur anzufordern, wenn es für dieses Dokument wirklich nötig ist.
• Die Verarbeitung zu überwachen.

5. Zugelassene Unterauftragsverarbeiter

Die Dokumente und personenbezogenen Daten werden in der Europäischen Union verarbeitet und gespeichert. Vercel und Resend haben ihren Sitz in den USA: Sollte deren Personal jemals von dort auf die Daten zugreifen (zum Beispiel für technischen Support), ist dieser Zugriff durch das EU-US Data Privacy Framework und durch Standardvertragsklauseln abgesichert.

Die Daten werden in der Europäischen Union verarbeitet. Jeder Zugriff eines Unterauftragsverarbeiters von außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums ist durch das EU-US Data Privacy Framework oder durch die von der Europäischen Kommission genehmigten Standardvertragsklauseln abgesichert.

6. Kontakt

Bei Fragen zu diesem Vertrag schreiben Sie an info@multidocs.es.