Contrato de encargo del tratamiento
Este contrato, conforme al artículo 28 del RGPD, se aplica cuando usas MultiDocs para enviar documentos a otras personas. Forma parte de las Condiciones de uso y contratación y lo aceptas al usar el servicio.
- Responsable del tratamiento: tú, el usuario que envía los documentos (o la entidad en cuyo nombre actúas).
- Encargado del tratamiento: EXAMFY SOFTWARE, S.L., NIF B56684905, C/ Pallars, 73, 08018 Barcelona (España).
1. Objeto y duración
El encargado trata, por cuenta del responsable, los datos necesarios para enviar documentos a firmar, recoger las firmas y los datos que se pidan, y entregar el documento firmado. El encargo dura mientras uses el servicio.
2. Datos y personas afectadas
- Personas: quienes reciben los documentos para firmar y las personas que aparecen en ellos.
- Datos: identificativos y de contacto (nombre, correo, DNI, dirección, teléfono), los que contenga el documento, la firma manuscrita digitalizada y los datos técnicos de la firma (fecha, hora, IP, navegador).
- Si el documento contiene categorías especiales de datos (por ejemplo, de salud), el responsable garantiza que cuenta con la base legal necesaria.
3. Obligaciones del encargado
- Tratar los datos solo siguiendo las instrucciones del responsable, que son las que resultan del uso del servicio, y no usarlos para fines propios.
- Garantizar la confidencialidad de las personas autorizadas a tratarlos.
- Aplicar medidas de seguridad adecuadas (art. 32 RGPD): conexiones cifradas, almacenamiento privado y cifrado, acceso por enlace personal y control de acceso.
- Recurrir solo a los subencargados indicados más abajo, con contratos que impongan las mismas obligaciones, e informar de cualquier cambio para que el responsable pueda oponerse.
- Ayudar al responsable a atender los derechos de las personas y a cumplir sus obligaciones de seguridad, evaluaciones de impacto y consultas.
- Notificar al responsable sin dilación indebida, y en todo caso en menos de 48 horas, cualquier violación de seguridad que afecte a sus datos.
- Suprimir los datos al terminar el servicio: los documentos se borran 30 días después de la firma o del envío. El registro de evidencias de cada firma, sin el documento, se conserva 5 años para poder acreditarla y después se borra.
- Poner a disposición del responsable la información necesaria para demostrar el cumplimiento y permitir auditorías razonables.
4. Obligaciones del responsable
- Contar con base legal para los tratamientos y haber informado a las personas afectadas.
- Facilitar solo los datos necesarios.
- Supervisar el tratamiento.
5. Subencargados autorizados
| Proveedor | Para qué | Dónde |
|---|---|---|
| Vercel Inc. | Alojamiento de la web y almacenamiento cifrado de los documentos enviados a firmar | EE. UU. y UE, con garantías adecuadas (Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. y cláusulas contractuales tipo) |
| Resend (Plus Five Five, Inc.) | Envío de los correos del servicio (invitaciones, avisos y documentos firmados), desde su región de Irlanda | UE y EE. UU., con cláusulas contractuales tipo |
Las transferencias internacionales se amparan en el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. o en las cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Comisión Europea.
6. Contacto
Para cualquier cuestión sobre este contrato, escribe a legal@getexamfy.com.