Política de privacidad
Esta política explica cómo tratamos los datos personales en multidocs.es y en el servicio MultiDocs, conforme al Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD) y a la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD). Está escrita para que se entienda: si algo no está claro, escríbenos.
1. Responsable del tratamiento
- Titular: EXAMFY SOFTWARE, S.L.
- NIF: B56684905
- Domicilio: C/ Pallars, 73, 08018 Barcelona (España)
- Correo: legal@getexamfy.com
- Teléfono: 935 958 798
- Delegado de protección de datos: getexamfy@delegadoproteccion.com
- Nombre comercial: MultiDocs
- Sitio web: multidocs.es
2. Resumen
- Si firmas tú un documento con «Firmar gratis», el documento se procesa en tu propio móvil u ordenador: no lo recibimos ni lo guardamos. Solo guardamos su huella digital para que se pueda verificar.
- Si lo envías por correo, lo hacemos llegar al destinatario y no guardamos copia.
- Si pides a otra persona que firme, guardamos el documento cifrado solo el tiempo necesario y lo borramos 30 días después de la firma.
- No vendemos datos, no hacemos publicidad y no usamos cookies de seguimiento.
3. Qué datos tratamos, para qué y con qué base legal
| Situación | Datos | Finalidad y base legal |
|---|---|---|
| Navegar por la web | Dirección IP, navegador y páginas visitadas, en los registros técnicos del servidor | Mostrar la web y mantenerla segura. Interés legítimo (art. 6.1.f RGPD). |
| Firmar tú un documento | El documento y tu firma no salen de tu dispositivo. Solo recibimos su huella digital (un código que no permite reconstruir el documento) y la fecha | Que cualquiera pueda comprobar en «Verificar» que el documento no se ha modificado. Interés legítimo (art. 6.1.f). |
| Enviar por correo un documento que has firmado | El documento, el correo de destino, tu nombre y tu mensaje (si los escribes) | Enviar el correo que nos pides. Ejecución del servicio (art. 6.1.b). No guardamos copia. |
| Pedir a otra persona que firme | El documento; tu nombre y correo; el nombre y correo de quien firma; tu mensaje; los datos que rellena y su firma; la fecha, la hora, la IP y el navegador desde el que firma | Prestar el servicio de firma y generar el justificante. Ejecución del servicio (art. 6.1.b). Ver el apartado 4. |
| Comprobar un documento en «Verificar» | Solo la huella digital del PDF, calculada en tu dispositivo; el documento no se envía | Decirte si el documento es auténtico. Interés legítimo (art. 6.1.f). |
| Solicitar una demo o escribirnos | Nombre, correo, organización, sector y tu mensaje | Responderte y, si lo pides, enseñarte el producto. Aplicación de medidas precontractuales a petición tuya (art. 6.1.b). |
| Clientes de pago | Datos de contacto y de facturación | Gestionar el contrato y cumplir obligaciones fiscales y contables (art. 6.1.b y 6.1.c). |
4. Los datos de quien firma
Cuando alguien te envía un documento con MultiDocs, quien decide pedirte la firma y para qué es esa persona u organización (el remitente), que es la responsable de tus datos en ese documento. EXAMFY SOFTWARE, S.L. actúa como encargado del tratamiento: los tratamos solo para hacerte llegar el documento, recoger tu firma y los datos que te pidan, y entregarle el documento firmado, según el contrato de encargo del tratamiento.
Si tienes dudas sobre por qué te han pedido un documento, pregunta al remitente. Si quieres ejercer tus derechos, puedes hacerlo ante él o escribirnos y se lo trasladaremos.
5. Cuánto tiempo los guardamos
- Documentos enviados a firmar: se borran de nuestros servidores 30 días después de firmarse. Si no se firman, el enlace caduca y se borran 30 días después del envío. El documento firmado y su justificante se entregan por correo al remitente y a quien firma, que pueden conservarlos.
- Registro de evidencias de cada firma (nombres y correos del remitente y de quien firma, fechas y horas, IP, navegador y huellas digitales del documento, sin el documento): 5 años desde la firma, para poder acreditarla ante una reclamación (plazo general de prescripción del artículo 1964 del Código Civil). Base legal: interés legítimo de las partes en poder probar la firma (art. 6.1.f RGPD).
- Correos de un documento que firmaste tú: no guardamos copia del documento.
- Registros técnicos del servidor: el tiempo que los conserve nuestro proveedor de alojamiento por seguridad, normalmente unos días.
- Solicitudes de demo y contactos: mientras dure la conversación y hasta un año después, salvo que nos pidas borrarlos antes.
- Datos de clientes: mientras dure el contrato y después, durante los plazos que exige la ley (por ejemplo, seis años para la documentación contable).
6. Con quién compartimos los datos
No cedemos datos a terceros salvo obligación legal. Para prestar el servicio usamos estos proveedores, que actúan como encargados o subencargados del tratamiento con contrato y garantías adecuadas:
| Proveedor | Para qué | Dónde |
|---|---|---|
| Vercel Inc. | Alojamiento de la web y almacenamiento cifrado de los documentos enviados a firmar | EE. UU. y UE, con garantías adecuadas (Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. y cláusulas contractuales tipo) |
| Resend (Plus Five Five, Inc.) | Envío de los correos del servicio (invitaciones, avisos y documentos firmados), desde su región de Irlanda | UE y EE. UU., con cláusulas contractuales tipo |
7. Seguridad
La web funciona siempre con conexión cifrada (HTTPS). Los documentos enviados a firmar se guardan en un almacenamiento privado y cifrado, y solo se puede acceder a cada uno con un enlace personal imposible de adivinar. Cada documento firmado incluye una huella digital (SHA-256) que permite comprobar que no se ha modificado.
8. Tus derechos
Puedes pedir el acceso, la rectificación o la supresión de tus datos, la limitación u oposición a su tratamiento y su portabilidad, escribiendo a legal@getexamfy.com o a nuestro delegado de protección de datos (getexamfy@delegadoproteccion.com) e indicando qué derecho quieres ejercer. Te responderemos en el plazo máximo de un mes.
Si crees que no hemos tratado bien tus datos, puedes reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es).
9. Menores
El servicio no está dirigido a menores de 14 años. Cuando un centro educativo pide la firma de un documento sobre un menor, la firma la recoge de sus padres, madres o tutores legales.
10. Cambios
Si cambiamos esta política, publicaremos aquí la nueva versión con su fecha. Si el cambio es importante y tenemos tu correo, te avisaremos.