Accordo sul trattamento dei dati

Questa è una traduzione a solo scopo informativo; prevale la versione in spagnolo. Questo accordo, ai sensi dell'articolo 28 del GDPR, si applica quando usi MultiDocs per inviare documenti ad altre persone. Fa parte delle Condizioni d'uso e di contratto e lo accetti usando il servizio.

• Titolare del trattamento: tu, l'utente che invia i documenti (o l'ente per conto del quale agisci).
• Responsabile del trattamento: EXAMFY SOFTWARE, S.L., NIF B56684905, Carrer del General Palafox, 8, 08860 Castelldefels, Barcellona (Spagna).

1. Oggetto e durata

Il responsabile tratta, per conto del titolare, i dati necessari per inviare documenti da firmare, raccogliere le firme e i dati richiesti e consegnare il documento firmato. L'incarico dura finché usi il servizio.

2. Dati e interessati

• Interessati: chi riceve i documenti da firmare e le persone che vi compaiono.
• Dati: identificativi e di contatto (nome, email, documento d'identità, indirizzo, telefono), la foto del documento d'identità se il titolare la richiede, quelli contenuti nel documento, la firma autografa digitalizzata e i dati tecnici della firma (data, ora, IP, browser).
• Se il documento contiene categorie particolari di dati (per esempio, relativi alla salute), il titolare garantisce di disporre della base giuridica necessaria.

3. Obblighi del responsabile

• Trattare i dati solo secondo le istruzioni del titolare, che sono quelle che risultano dall'uso del servizio, e non usarli per fini propri.
• Garantire la riservatezza delle persone autorizzate a trattarli.
• Applicare misure di sicurezza adeguate (art. 32 GDPR): connessioni cifrate, archiviazione privata e cifrata, accesso tramite link personale e controllo degli accessi.
• Ricorrere solo ai sub-responsabili indicati più sotto, con contratti che impongano gli stessi obblighi, e comunicare qualsiasi modifica perché il titolare possa opporsi.
• Assistere il titolare nel rispondere ai diritti degli interessati e nell'adempiere ai suoi obblighi di sicurezza, valutazioni d'impatto e consultazioni.
• Notificare al titolare senza ingiustificato ritardo, e in ogni caso entro 48 ore, qualsiasi violazione di sicurezza che riguardi i suoi dati.
• Cancellare i dati al termine del servizio: i documenti vengono eliminati 30 giorni dopo la firma o l'invio. Il registro delle prove di ogni firma, senza il documento, si conserva per 5 anni per poterla dimostrare e poi viene eliminato.
• Mettere a disposizione del titolare le informazioni necessarie per dimostrare la conformità e consentire audit ragionevoli.

4. Obblighi del titolare

• Disporre di una base giuridica per i trattamenti e aver informato gli interessati.
• Fornire solo i dati necessari. In particolare, richiedere la foto del documento d'identità solo quando serve davvero per quel documento.
• Supervisionare il trattamento.

5. Sub-responsabili autorizzati

I documenti e i dati personali vengono elaborati e conservati nell'Unione Europea. Vercel e Resend hanno sede negli Stati Uniti: se il loro personale accedesse qualche volta ai dati da lì (per esempio, per dare assistenza tecnica), tale accesso è coperto dal Quadro UE-USA per la protezione dei dati personali e da clausole contrattuali tipo.

I dati vengono trattati nell'Unione Europea. Qualsiasi accesso di un sub-responsabile da fuori dello Spazio economico europeo è coperto dal Quadro UE-USA per la protezione dei dati personali o dalle clausole contrattuali tipo approvate dalla Commissione europea.

6. Contatti

Per qualsiasi domanda su questo accordo, scrivi a info@multidocs.es.