Informativa sulla privacy
Questa è una traduzione a solo scopo informativo; prevale la versione in spagnolo. Questa informativa spiega come trattiamo i dati personali su multidocs.es e nel servizio MultiDocs, in conformità al Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e alla legge spagnola Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD). È scritta per essere capita: se qualcosa non è chiaro, scrivici.
1. Titolare del trattamento
- Titolare: EXAMFY SOFTWARE, S.L.
- Codice fiscale (NIF): B56684905
- Sede: Carrer del General Palafox, 8, 08860 Castelldefels, Barcellona (Spagna)
- Email: info@multidocs.es
- Telefono: 935 958 798
- Responsabile della protezione dei dati: getexamfy@delegadoproteccion.com
- Nome commerciale: MultiDocs
- Sito web: multidocs.es
2. In breve
- Se firmi tu un documento con «Firma gratis», il documento viene elaborato sul tuo cellulare o computer: non lo riceviamo e non lo salviamo. Salviamo solo la sua impronta digitale perché si possa verificare.
- Se lo invii via email, lo facciamo arrivare al destinatario e non ne conserviamo copia.
- Se chiedi a un'altra persona di firmare, conserviamo il documento cifrato solo per il tempo necessario e lo cancelliamo 30 giorni dopo la firma.
- Non vendiamo dati, non facciamo pubblicità e non usiamo cookie di tracciamento.
3. Quali dati trattiamo, per cosa e con quale base giuridica
| Situazione | Dati | Finalità e base giuridica |
|---|---|---|
| Navigare sul sito | Indirizzo IP, browser e pagine visitate, nei registri tecnici del server | Mostrare il sito e mantenerlo sicuro, e contare in modo anonimo e aggregato quali pagine vengono visitate (Vercel Web Analytics, senza cookie e senza salvare l'IP) per migliorarlo. Legittimo interesse (art. 6.1.f GDPR). |
| Firmare tu un documento | Il documento e la tua firma non escono dal tuo dispositivo. Riceviamo solo la sua impronta digitale (un codice che non permette di ricostruire il documento) e la data | Permettere a chiunque di verificare in «Verifica» che il documento non è stato modificato. Legittimo interesse (art. 6.1.f). |
| Inviare via email un documento che hai firmato | Il documento, l'email del destinatario, la tua email, il tuo nome e il tuo messaggio (se li scrivi) | Inviare l'email che ci chiedi. Esecuzione del servizio (art. 6.1.b). Non ne conserviamo copia. |
| Chiedere a un'altra persona di firmare | Il documento; il tuo nome e la tua email; il nome di chi firma e la sua email o il suo cellulare; il tuo messaggio; i dati che compila e la sua firma; la data, l'ora, l'IP e il browser da cui firma | Fornire il servizio di firma e generare la ricevuta. Esecuzione del servizio (art. 6.1.b). Vedi la sezione 4. |
| Confermare la tua email prima dell'invio | La tua email, un codice monouso (ne salviamo solo l'impronta) e un cookie tecnico sul tuo dispositivo | Verificare che l'email è tua e che nessuno invia documenti a tuo nome. Esecuzione del servizio (art. 6.1.b) e legittimo interesse alla sicurezza del servizio (art. 6.1.f). |
| Creare il tuo account | Il tuo nome, la tua email, la tua organizzazione (se la scrivi) e il cookie tecnico di conferma | Darti accesso al pannello e al servizio. Esecuzione del contratto (art. 6.1.b). |
| Ricevere novità da MultiDocs | La tua email e il tuo nome | Inviarti ogni tanto novità e consigli su MultiDocs se sei un utente (ti sei registrato o hai inviato documenti) e non ti sei opposto. Articolo 21.2 della LSSI-CE (legge spagnola) e legittimo interesse (art. 6.1.f). Puoi opporti al momento della registrazione selezionando «Non voglio ricevere novità» e disiscriverti con il link presente in ogni email. |
| Controllare un documento in «Verifica» | Solo l'impronta digitale del PDF, calcolata sul tuo dispositivo; il documento non viene inviato | Dirti se il documento è autentico. Legittimo interesse (art. 6.1.f). |
| Prenotare una chiamata | Nome, email e orario scelto, che vengono inseriti nel calendario delle prenotazioni di Google | Organizzare la videochiamata che richiedi. Misure precontrattuali su tua richiesta (art. 6.1.b). Google Calendar agisce come fornitore (Google Ireland Ltd.). |
| Richiedere una demo o scriverci | Nome, email, organizzazione, settore e il tuo messaggio | Risponderti e, se lo chiedi, mostrarti il prodotto. Applicazione di misure precontrattuali su tua richiesta (art. 6.1.b). Non ti invieremo novità per aver chiesto una demo. |
| Clienti a pagamento | Dati di contatto e di fatturazione | Gestire il contratto e adempiere agli obblighi fiscali e contabili (art. 6.1.b e 6.1.c). |
4. I dati di chi firma
Quando qualcuno ti invia un documento con MultiDocs, chi decide di chiederti la firma e per quale scopo è quella persona o organizzazione (il mittente), che è titolare dei tuoi dati in quel documento. EXAMFY SOFTWARE, S.L. agisce come responsabile del trattamento: li trattiamo solo per farti arrivare il documento, raccogliere la tua firma e i dati che ti chiedono, e consegnargli il documento firmato, secondo il contratto di nomina a responsabile del trattamento. Se il mittente ti chiede una foto del tuo documento d'identità, viene aggiunta in una pagina del documento firmato, con un timbro che indica che vale solo per quel documento. Non conserviamo la foto da sola.
Se hai dubbi sul perché ti è stato chiesto un documento, chiedi al mittente. Se vuoi esercitare i tuoi diritti, puoi farlo nei suoi confronti oppure scriverci e glielo inoltreremo.
5. Per quanto tempo li conserviamo
- Documenti inviati per la firma: vengono cancellati dai nostri server 30 giorni dopo la firma. Se non vengono firmati, il link scade e vengono cancellati 30 giorni dopo l'invio. Il documento firmato e la sua ricevuta vengono consegnati via email al mittente e a chi firma, che possono conservarli.
- Registro delle prove di ogni firma (nomi ed email del mittente e di chi firma, date e ore, IP, browser e impronte digitali del documento, senza il documento): 5 anni dalla firma, per poterla dimostrare in caso di reclamo (termine generale di prescrizione dell'articolo 1964 del Código Civil spagnolo). Base giuridica: legittimo interesse delle parti a poter provare la firma (art. 6.1.f GDPR).
- Utenti e contatti (email, nome, organizzazione, quando hai usato il servizio e se accetti le novità): finché usi il servizio e fino a 2 anni dopo l'ultima volta. Se ti disiscrivi dalle novità, conserviamo solo il fatto che non vuoi riceverle, per rispettarlo.
- Conferma della tua email: il codice scade dopo 15 minuti e viene cancellato entro un giorno; il cookie che ricorda il tuo dispositivo dura 6 mesi.
- Email di un documento che hai firmato tu: non conserviamo copia del documento.
- Registri tecnici del server: per il tempo in cui li conserva il nostro fornitore di hosting per motivi di sicurezza, di solito pochi giorni.
- Documenti archiviati nel tuo account (piano MultiDocs): finché mantieni l'account, anche se torni al piano gratuito. Se chiudi l'account, vengono cancellati entro 30 giorni.
- Richieste di demo e contatti: per tutta la durata della conversazione e fino a un anno dopo, salvo che tu ci chieda di cancellarli prima.
- Dati dei clienti: per tutta la durata del contratto e, dopo, per i termini richiesti dalla legge (per esempio, sei anni per la documentazione contabile).
6. Con chi condividiamo i dati
Se scegli di inviare il link via WhatsApp o SMS, il messaggio lo invii tu dal tuo cellulare: noi non lo inviamo e non accediamo a quelle applicazioni.
Non cediamo dati a terzi salvo obbligo di legge. Per fornire il servizio usiamo questi fornitori, che agiscono come responsabili o sub-responsabili del trattamento con contratto e garanzie adeguate:
| Fornitore | Per cosa | Dove vengono trattati i dati |
|---|---|---|
| Vercel Inc. | Hosting del sito, elaborazione dei documenti inviati per la firma e archiviazione cifrata | Unione Europea: Francoforte (Germania) |
| Vercel Inc. (Web Analytics) | Conteggio anonimo e aggregato delle visite al sito, senza cookie e senza salvare l'IP | Secondo l'infrastruttura di Vercel (dati anonimi) |
| Resend (Plus Five Five, Inc.) | Invio delle email del servizio (inviti, avvisi e documenti firmati) | Unione Europea: Irlanda |
I documenti e i dati personali vengono elaborati e conservati nell'Unione Europea. Vercel e Resend hanno sede negli Stati Uniti: se il loro personale accedesse ai dati da lì (per esempio, per dare assistenza tecnica), tale accesso è coperto dal Quadro UE-USA per la protezione dei dati personali e da clausole contrattuali tipo.
7. Sicurezza
Il sito funziona sempre con connessione cifrata (HTTPS). I documenti inviati per la firma vengono conservati in uno spazio di archiviazione privato e cifrato, e a ciascuno si può accedere solo con un link personale impossibile da indovinare. Ogni documento firmato include un'impronta digitale (SHA-256) che permette di verificare che non è stato modificato.
8. I tuoi diritti
Puoi chiedere l'accesso, la rettifica o la cancellazione dei tuoi dati, la limitazione o l'opposizione al loro trattamento e la loro portabilità, scrivendo a info@multidocs.es o al nostro responsabile della protezione dei dati (getexamfy@delegadoproteccion.com) e indicando quale diritto vuoi esercitare. Ti risponderemo entro un mese al massimo.
Se ritieni che non abbiamo trattato correttamente i tuoi dati, puoi presentare reclamo all'Agencia Española de Protección de Datos, l'autorità spagnola per la protezione dei dati (www.aepd.es).
9. Minori
Il servizio non è rivolto ai minori di 14 anni. Quando una scuola chiede la firma di un documento che riguarda un minore, la firma viene raccolta dai suoi genitori o tutori legali.
10. Modifiche
Se modifichiamo questa informativa, pubblicheremo qui la nuova versione con la sua data. Se la modifica è importante e abbiamo la tua email, ti avviseremo.