Política de privadesa
Aquesta és una traducció només informativa; preval la versió en castellà. Aquesta política explica com tractem les dades personals a multidocs.es i al servei MultiDocs, d'acord amb el Reglament (UE) 2016/679 (RGPD) i la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD). Està escrita perquè s'entengui: si alguna cosa no està clara, escriu-nos.
1. Responsable del tractament
- Titular: EXAMFY SOFTWARE, S.L.
- NIF: B56684905
- Domicili: Carrer del General Palafox, 8, 08860 Castelldefels, Barcelona (Espanya)
- Correu: info@multidocs.es
- Telèfon: 935 958 798
- Delegat de protecció de dades: getexamfy@delegadoproteccion.com
- Nom comercial: MultiDocs
- Lloc web: multidocs.es
2. Resum
- Si signes tu un document amb «Signar gratis», el document es processa al teu propi mòbil o ordinador: no el rebem ni el guardem. Només en guardem l'empremta digital perquè es pugui verificar.
- Si l'envies per correu, el fem arribar al destinatari i no en guardem còpia.
- Si demanes a una altra persona que signi, guardem el document xifrat només el temps necessari i l'esborrem 30 dies després de la signatura.
- No venem dades, no fem publicitat i no fem servir galetes de seguiment.
3. Quines dades tractem, per a què i amb quina base legal
| Situació | Dades | Finalitat i base legal |
|---|---|---|
| Navegar pel web | Adreça IP, navegador i pàgines visitades, als registres tècnics del servidor | Mostrar el web i mantenir-lo segur, i comptar de manera anònima i agregada quines pàgines es visiten (Vercel Web Analytics, sense galetes i sense guardar la IP) per millorar-lo. Interès legítim (art. 6.1.f RGPD). |
| Signar tu un document | El document i la teva signatura no surten del teu dispositiu. Només en rebem l'empremta digital (un codi que no permet reconstruir el document) i la data | Que qualsevol pugui comprovar a «Verificar» que el document no s'ha modificat. Interès legítim (art. 6.1.f). |
| Enviar per correu un document que has signat | El document, el correu de destinació, el teu correu, el teu nom i el teu missatge (si els escrius) | Enviar el correu que ens demanes. Execució del servei (art. 6.1.b). No en guardem còpia. |
| Demanar a una altra persona que signi | El document; el teu nom i correu; el nom de qui signa i el seu correu o el seu mòbil; el teu missatge; les dades que emplena i la seva signatura; la data, l'hora, la IP i el navegador des del qual signa | Prestar el servei de signatura i generar el justificant. Execució del servei (art. 6.1.b). Vegeu l'apartat 4. |
| Confirmar el teu correu abans d'enviar | El teu correu, un codi d'un sol ús (només en guardem l'empremta) i una galeta tècnica al teu dispositiu | Comprovar que el correu és teu i que ningú envia documents en nom teu. Execució del servei (art. 6.1.b) i interès legítim en la seguretat del servei (art. 6.1.f). |
| Crear el teu compte | El teu nom, el teu correu, la teva organització (si l'escrius) i la galeta tècnica de confirmació | Donar-te accés al tauler i al servei. Execució del contracte (art. 6.1.b). |
| Rebre novetats de MultiDocs | El teu correu i el teu nom | Enviar-te de tant en tant novetats i consells sobre MultiDocs si n'ets usuari (t'has registrat o has enviat documents) i no t'hi has oposat. Article 21.2 de la LSSI-CE i interès legítim (art. 6.1.f). Pots oposar-t'hi en donar-te d'alta marcant «No vull rebre novetats» i donar-te de baixa amb l'enllaç que hi ha a cada correu. |
| Comprovar un document a «Verificar» | Només l'empremta digital del PDF, calculada al teu dispositiu; el document no s'envia | Dir-te si el document és autèntic. Interès legítim (art. 6.1.f). |
| Reservar una trucada | Nom, correu i l'hora triada, que s'introdueixen al calendari de reserves de Google | Organitzar la videotrucada que demanes. Mesures precontractuals a petició teva (art. 6.1.b). Google Calendar actua com a proveïdor (Google Ireland Ltd.). |
| Sol·licitar una demo o escriure'ns | Nom, correu, organització, sector i el teu missatge | Respondre't i, si ho demanes, ensenyar-te el producte. Aplicació de mesures precontractuals a petició teva (art. 6.1.b). No t'enviarem novetats pel fet d'haver demanat una demo. |
| Clients de pagament | Dades de contacte i de facturació | Gestionar el contracte i complir obligacions fiscals i comptables (art. 6.1.b i 6.1.c). |
4. Les dades de qui signa
Quan algú t'envia un document amb MultiDocs, qui decideix demanar-te la signatura i per a què és aquesta persona o organització (el remitent), que és la responsable de les teves dades en aquest document. EXAMFY SOFTWARE, S.L. actua com a encarregat del tractament: les tractem només per fer-te arribar el document, recollir la teva signatura i les dades que et demanin, i lliurar-li el document signat, segons el contracte d'encàrrec del tractament. Si el remitent et demana una foto del teu DNI, s'afegeix en una pàgina del document signat, amb un segell que indica que només val per a aquest document. No guardem la foto per separat.
Si tens dubtes sobre per què t'han demanat un document, pregunta-ho al remitent. Si vols exercir els teus drets, pots fer-ho davant seu o escriure'ns i li ho farem arribar.
5. Quant de temps les guardem
- Documents enviats a signar: s'esborren dels nostres servidors 30 dies després de signar-se. Si no se signen, l'enllaç caduca i s'esborren 30 dies després de l'enviament. El document signat i el seu justificant es lliuren per correu al remitent i a qui signa, que els poden conservar.
- Registre d'evidències de cada signatura (noms i correus del remitent i de qui signa, dates i hores, IP, navegador i empremtes digitals del document, sense el document): 5 anys des de la signatura, per poder acreditar-la davant d'una reclamació (termini general de prescripció de l'article 1964 del Código Civil espanyol). Base legal: interès legítim de les parts a poder provar la signatura (art. 6.1.f RGPD).
- Usuaris i contactes (correu, nom, organització, quan vas fer servir el servei i si acceptes novetats): mentre facis servir el servei i fins a 2 anys després de l'última vegada. Si et dones de baixa de les novetats, guardem només que no les vols rebre, per respectar-ho.
- Confirmació del teu correu: el codi caduca als 15 minuts i s'esborra en un dia; la galeta que recorda el teu dispositiu dura 6 mesos.
- Correus d'un document que vas signar tu: no guardem còpia del document.
- Registres tècnics del servidor: el temps que els conservi el nostre proveïdor d'allotjament per seguretat, normalment uns quants dies.
- Documents arxivats al teu compte (pla MultiDocs): mentre mantinguis el compte, també si tornes al pla gratis. Si tanques el compte, s'esborren en un termini de 30 dies.
- Sol·licituds de demo i contactes: mentre duri la conversa i fins a un any després, llevat que ens demanis esborrar-los abans.
- Dades de clients: mentre duri el contracte i després, durant els terminis que exigeix la llei (per exemple, sis anys per a la documentació comptable).
6. Amb qui compartim les dades
Si tries enviar l'enllaç per WhatsApp o SMS, el missatge l'envies tu des del teu propi mòbil: nosaltres no l'enviem ni accedim a aquestes aplicacions.
No cedim dades a tercers llevat d'obligació legal. Per prestar el servei fem servir aquests proveïdors, que actuen com a encarregats o subencarregats del tractament amb contracte i garanties adequades:
| Proveïdor | Per a què | On es tracten les dades |
|---|---|---|
| Vercel Inc. | Allotjament del web, processament dels documents enviats a signar i emmagatzematge xifrat | Unió Europea: Frankfurt (Alemanya) |
| Vercel Inc. (Web Analytics) | Recompte anònim i agregat de visites al web, sense galetes i sense guardar la IP | Segons la infraestructura de Vercel (dades anònimes) |
| Resend (Plus Five Five, Inc.) | Enviament dels correus del servei (invitacions, avisos i documents signats) | Unió Europea: Irlanda |
Els documents i les dades personals es processen i es guarden a la Unió Europea. Vercel i Resend tenen la seu als EUA: si el seu personal accedís alguna vegada a les dades des d'allà (per exemple, per donar suport tècnic), aquest accés està emparat pel Marc de Privadesa de Dades UE-EUA i per clàusules contractuals tipus.
7. Seguretat
El web funciona sempre amb connexió xifrada (HTTPS). Els documents enviats a signar es guarden en un emmagatzematge privat i xifrat, i només es pot accedir a cadascun amb un enllaç personal impossible d'endevinar. Cada document signat inclou una empremta digital (SHA-256) que permet comprovar que no s'ha modificat.
8. Els teus drets
Pots demanar l'accés, la rectificació o la supressió de les teves dades, la limitació o l'oposició al seu tractament i la seva portabilitat, escrivint a info@multidocs.es o al nostre delegat de protecció de dades (getexamfy@delegadoproteccion.com) i indicant quin dret vols exercir. Et respondrem en el termini màxim d'un mes.
Si creus que no hem tractat bé les teves dades, pots presentar una reclamació davant l'Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es).
9. Menors
El servei no està adreçat a menors de 14 anys. Quan un centre educatiu demana la signatura d'un document sobre un menor, la signatura la recull dels seus pares, mares o tutors legals.
10. Canvis
Si canviem aquesta política, publicarem aquí la nova versió amb la seva data. Si el canvi és important i tenim el teu correu, t'avisarem.