Contracte d'encàrrec del tractament

Aquesta és una traducció merament informativa; en cas de discrepància preval la versió en castellà. Aquest contracte, d'acord amb l'article 28 del RGPD, s'aplica quan utilitzes MultiDocs per enviar documents a altres persones. Forma part de les Condicions d'ús i contractació i l'acceptes en utilitzar el servei.

• Responsable del tractament: tu, l'usuari que envia els documents (o l'entitat en nom de la qual actues).
• Encarregat del tractament: EXAMFY SOFTWARE, S.L., NIF B56684905, Carrer del General Palafox, 8, 08860 Castelldefels, Barcelona (Espanya).

1. Objecte i durada

L'encarregat tracta, per compte del responsable, les dades necessàries per enviar documents per signar, recollir les signatures i les dades que es demanen, i lliurar el document signat. L'encàrrec dura mentre utilitzes el servei.

2. Dades i persones afectades

• Persones: les que reben els documents per signar i les persones que hi apareixen.
• Dades: identificatives i de contacte (nom, correu, DNI, adreça, telèfon), la foto del document d'identitat si el responsable la demana, les que continga el document, la signatura manuscrita digitalitzada i les dades tècniques de la signatura (data, hora, IP, navegador).
• Si el document conté categories especials de dades (per exemple, de salut), el responsable garanteix que disposa de la base legal necessària.

3. Obligacions de l'encarregat

• Tractar les dades només seguint les instruccions del responsable, que són les que resulten de l'ús del servei, i no utilitzar-les per a finalitats pròpies.
• Garantir la confidencialitat de les persones autoritzades a tractar-les.
• Aplicar mesures de seguretat adequades (art. 32 RGPD): connexions xifrades, emmagatzematge privat i xifrat, accés per enllaç personal i control d'accés.
• Recórrer només als subencarregats indicats més avall, amb contractes que imposen les mateixes obligacions, i informar de qualsevol canvi perquè el responsable s'hi puga oposar.
• Ajudar el responsable a atendre els drets de les persones i a complir les seves obligacions de seguretat, avaluacions d'impacte i consultes.
• Notificar al responsable sense dilació indeguda, i en tot cas en menys de 48 hores, qualsevol violació de seguretat que afecte les seves dades.
• Suprimir les dades en acabar el servei: els documents s'esborren 30 dies després de la signatura o de l'enviament. El registre d'evidències de cada signatura, sense el document, es conserva 5 anys per poder acreditar-la i després s'esborra.
• Posar a disposició del responsable la informació necessària per demostrar el compliment i permetre auditories raonables.

4. Obligacions del responsable

• Disposar de base legal per als tractaments i haver informat les persones afectades.
• Facilitar només les dades necessàries. En particular, demanar la foto del document d'identitat només si de veritat la necessita per a aquest document.
• Supervisar el tractament.

5. Subencarregats autoritzats

Els documents i les dades personals es processen i es guarden a la Unió Europea. Vercel i Resend tenen la seu als EUA: si en algun moment el seu personal hi accedeix des d'allà (per exemple, per donar suport tècnic), aquest accés està emparat pel Marc de Privacitat de Dades UE-EUA i per clàusules contractuals tipus.

Les dades es tracten a la Unió Europea. Qualsevol accés d'un subencarregat des de fora de l'Espai Econòmic Europeu s'empara en el Marc de Privacitat de Dades UE-EUA o en les clàusules contractuals tipus aprovades per la Comissió Europea.

6. Contacte

Per a qualsevol qüestió sobre aquest contracte, escriu a info@multidocs.es.