Contrat de sous-traitance des données

Ceci est une traduction fournie à titre informatif ; la version espagnole fait foi. Ce contrat, conforme à l’article 28 du RGPD, s’applique lorsque vous utilisez MultiDocs pour envoyer des documents à d’autres personnes. Il fait partie des Conditions d’utilisation et de souscription et vous l’acceptez en utilisant le service.

• Responsable du traitement : vous, l’utilisateur qui envoie les documents (ou l’entité au nom de laquelle vous agissez).
• Sous-traitant : EXAMFY SOFTWARE, S.L., NIF B56684905, Carrer del General Palafox, 8, 08860 Castelldefels, Barcelone (Espagne).

1. Objet et durée

Le sous-traitant traite, pour le compte du responsable, les données nécessaires pour envoyer des documents à signer, recueillir les signatures et les informations demandées, et remettre le document signé. La sous-traitance dure tant que vous utilisez le service.

2. Données et personnes concernées

• Personnes : celles qui reçoivent les documents à signer et celles qui y apparaissent.
• Données : données d’identification et de contact (nom, e-mail, DNI, adresse, téléphone), la photo de la pièce d’identité si le responsable la demande, celles que contient le document, la signature manuscrite numérisée et les données techniques de la signature (date, heure, IP, navigateur).
• Si le document contient des catégories particulières de données (par exemple de santé), le responsable garantit qu’il dispose de la base légale nécessaire.

3. Obligations du sous-traitant

• Traiter les données uniquement selon les instructions du responsable, qui découlent de l’utilisation du service, et ne pas les utiliser à ses propres fins.
• Garantir la confidentialité des personnes autorisées à les traiter.
• Appliquer des mesures de sécurité appropriées (art. 32 du RGPD) : connexions chiffrées, stockage privé et chiffré, accès par lien personnel et contrôle d’accès.
• Ne faire appel qu’aux sous-traitants ultérieurs indiqués ci-dessous, avec des contrats imposant les mêmes obligations, et informer de tout changement afin que le responsable puisse s’y opposer.
• Aider le responsable à répondre aux demandes d’exercice des droits des personnes et à respecter ses obligations en matière de sécurité, d’analyses d’impact et de consultations.
• Notifier au responsable dans les meilleurs délais, et en tout état de cause en moins de 48 heures, toute violation de sécurité affectant ses données.
• Supprimer les données à la fin du service : les documents sont supprimés 30 jours après la signature ou l’envoi. Le registre des preuves de chaque signature, sans le document, est conservé 5 ans pour pouvoir l’attester, puis supprimé.
• Mettre à la disposition du responsable les informations nécessaires pour démontrer la conformité et permettre des audits raisonnables.

4. Obligations du responsable

• Disposer d’une base légale pour les traitements et avoir informé les personnes concernées.
• Ne fournir que les données nécessaires. En particulier, ne demander la photo de la pièce d’identité que lorsqu’elle est vraiment nécessaire pour ce document.
• Superviser le traitement.

5. Sous-traitants ultérieurs autorisés

Les documents et les données personnelles sont traités et conservés dans l’Union européenne. Vercel et Resend ont leur siège aux États-Unis : si leur personnel accédait un jour aux données depuis là-bas (par exemple pour l’assistance technique), cet accès serait couvert par le cadre de protection des données UE-États-Unis et par des clauses contractuelles types.

Les données sont traitées dans l’Union européenne. Tout accès d’un sous-traitant ultérieur depuis l’extérieur de l’Espace économique européen est couvert par le cadre de protection des données UE-États-Unis ou par les clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne.

6. Contact

Pour toute question sur ce contrat, écrivez à info@multidocs.es.