Politique de confidentialité
Ceci est une traduction fournie à titre informatif ; seule la version espagnole fait foi. Cette politique explique comment nous traitons les données personnelles sur multidocs.es et dans le service MultiDocs, conformément au Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) et à la loi organique espagnole 3/2018 (LOPDGDD). Elle est rédigée pour être comprise : si quelque chose n’est pas clair, écrivez-nous.
1. Responsable du traitement
- Titulaire : EXAMFY SOFTWARE, S.L.
- NIF (numéro fiscal) : B56684905
- Adresse : Carrer del General Palafox, 8, 08860 Castelldefels, Barcelone (Espagne)
- E-mail : info@multidocs.es
- Téléphone : 935 958 798
- Délégué à la protection des données : getexamfy@delegadoproteccion.com
- Nom commercial : MultiDocs
- Site web : multidocs.es
2. En résumé
- Si vous signez vous-même un document avec « Signer gratuitement », le document est traité sur votre propre téléphone ou ordinateur : nous ne le recevons pas et ne le conservons pas. Nous gardons seulement son empreinte numérique pour qu’il puisse être vérifié.
- Si vous l’envoyez par e-mail, nous le transmettons au destinataire sans en garder de copie.
- Si vous demandez à une autre personne de signer, nous conservons le document chiffré uniquement le temps nécessaire et le supprimons 30 jours après la signature.
- Nous ne vendons pas de données, ne faisons pas de publicité et n’utilisons pas de cookies de suivi.
3. Quelles données nous traitons, pourquoi et sur quelle base légale
| Situation | Données | Finalité et base légale |
|---|---|---|
| Naviguer sur le site | Adresse IP, navigateur et pages consultées, dans les journaux techniques du serveur | Afficher le site et assurer sa sécurité, et compter de façon anonyme et agrégée les pages consultées (Vercel Web Analytics, sans cookies et sans conserver l’IP) pour l’améliorer. Intérêt légitime (art. 6.1.f RGPD). |
| Signer vous-même un document | Le document et votre signature ne quittent pas votre appareil. Nous recevons seulement son empreinte numérique (un code qui ne permet pas de reconstituer le document) et la date | Permettre à chacun de vérifier dans « Vérifier » que le document n’a pas été modifié. Intérêt légitime (art. 6.1.f). |
| Envoyer par e-mail un document que vous avez signé | Le document, l’adresse du destinataire, votre adresse, votre nom et votre message (si vous les saisissez) | Envoyer l’e-mail que vous nous demandez. Exécution du service (art. 6.1.b). Nous n’en gardons pas de copie. |
| Demander à une autre personne de signer | Le document ; votre nom et votre adresse e-mail ; le nom du signataire et son adresse e-mail ou son numéro de mobile ; votre message ; les données qu’il remplit et sa signature ; la date, l’heure, l’IP et le navigateur depuis lequel il signe | Fournir le service de signature et générer le justificatif. Exécution du service (art. 6.1.b). Voir la section 4. |
| Confirmer votre adresse e-mail avant l’envoi | Votre adresse e-mail, un code à usage unique (nous ne conservons que son empreinte) et un cookie technique sur votre appareil | Vérifier que l’adresse vous appartient et que personne n’envoie de documents en votre nom. Exécution du service (art. 6.1.b) et intérêt légitime à la sécurité du service (art. 6.1.f). |
| Créer votre compte | Votre nom, votre adresse e-mail, votre organisation (si vous l’indiquez) et le cookie technique de confirmation | Vous donner accès à l’espace et au service. Exécution du contrat (art. 6.1.b). |
| Recevoir les nouveautés de MultiDocs | Votre adresse e-mail et votre nom | Vous envoyer de temps en temps des nouveautés et des conseils sur MultiDocs si vous êtes utilisateur (vous vous êtes inscrit ou avez envoyé des documents) et ne vous y êtes pas opposé. Article 21.2 de la LSSI-CE (loi espagnole) et intérêt légitime (art. 6.1.f). Vous pouvez vous y opposer lors de l’inscription en cochant « Je ne souhaite pas recevoir les nouveautés » et vous désinscrire grâce au lien présent dans chaque e-mail. |
| Contrôler un document dans « Vérifier » | Uniquement l’empreinte numérique du PDF, calculée sur votre appareil ; le document n’est pas envoyé | Vous indiquer si le document est authentique. Intérêt légitime (art. 6.1.f). |
| Réserver un appel | Nom, adresse e-mail et créneau choisi, saisis dans le calendrier de réservation de Google | Organiser l’appel vidéo que vous demandez. Mesures précontractuelles prises à votre demande (art. 6.1.b). Google Calendar intervient en tant que prestataire (Google Ireland Ltd.). |
| Demander une démo ou nous écrire | Nom, adresse e-mail, organisation, secteur et votre message | Vous répondre et, si vous le souhaitez, vous présenter le produit. Mesures précontractuelles prises à votre demande (art. 6.1.b). Nous ne vous enverrons pas de nouveautés parce que vous avez demandé une démo. |
| Clients payants | Coordonnées et données de facturation | Gérer le contrat et respecter les obligations fiscales et comptables (art. 6.1.b et 6.1.c). |
4. Les données des signataires
Lorsque quelqu’un vous envoie un document avec MultiDocs, c’est cette personne ou organisation (l’expéditeur) qui décide de vous demander une signature et dans quel but ; elle est responsable de vos données pour ce document. EXAMFY SOFTWARE, S.L. agit en tant que sous-traitant : nous les traitons uniquement pour vous transmettre le document, recueillir votre signature et les données qui vous sont demandées, et lui remettre le document signé, conformément au contrat de sous-traitance. Si l’expéditeur vous demande une photo de votre pièce d’identité, elle est ajoutée sur une page du document signé, avec un tampon indiquant qu’elle ne vaut que pour ce document. Nous ne conservons pas la photo séparément.
Si vous vous demandez pourquoi on vous a demandé un document, adressez-vous à l’expéditeur. Pour exercer vos droits, vous pouvez vous adresser à lui ou nous écrire et nous lui transmettrons votre demande.
5. Combien de temps nous les conservons
- Documents envoyés pour signature : ils sont supprimés de nos serveurs 30 jours après leur signature. S’ils ne sont pas signés, le lien expire et ils sont supprimés 30 jours après l’envoi. Le document signé et son justificatif sont remis par e-mail à l’expéditeur et au signataire, qui peuvent les conserver.
- Registre des preuves de chaque signature (noms et adresses e-mail de l’expéditeur et du signataire, dates et heures, IP, navigateur et empreintes numériques du document, sans le document) : 5 ans à compter de la signature, afin de pouvoir la prouver en cas de réclamation (délai général de prescription de l’article 1964 du Código Civil espagnol). Base légale : intérêt légitime des parties à pouvoir prouver la signature (art. 6.1.f RGPD).
- Utilisateurs et contacts (adresse e-mail, nom, organisation, dates d’utilisation du service et acceptation ou non des nouveautés) : tant que vous utilisez le service et jusqu’à 2 ans après la dernière utilisation. Si vous vous désinscrivez des nouveautés, nous conservons uniquement le fait que vous ne souhaitez plus les recevoir, pour le respecter.
- Confirmation de votre adresse e-mail : le code expire au bout de 15 minutes et est supprimé sous un jour ; le cookie qui mémorise votre appareil dure 6 mois.
- E-mails d’un document que vous avez signé vous-même : nous ne gardons pas de copie du document.
- Journaux techniques du serveur : le temps pendant lequel notre hébergeur les conserve pour des raisons de sécurité, généralement quelques jours.
- Documents archivés dans votre compte (offre MultiDocs) : tant que vous conservez le compte, y compris si vous repassez à l’offre gratuite. Si vous fermez le compte, ils sont supprimés sous 30 jours.
- Demandes de démo et contacts : pendant la durée de l’échange et jusqu’à un an après, sauf si vous nous demandez de les supprimer avant.
- Données des clients : pendant la durée du contrat puis pendant les délais imposés par la loi (par exemple, six ans pour les documents comptables).
6. Avec qui nous partageons les données
Si vous choisissez d’envoyer le lien par WhatsApp ou par SMS, c’est vous qui envoyez le message depuis votre propre téléphone : nous ne l’envoyons pas et n’accédons pas à ces applications.
Nous ne communiquons pas de données à des tiers, sauf obligation légale. Pour fournir le service, nous faisons appel aux prestataires suivants, qui agissent en tant que sous-traitants ou sous-traitants ultérieurs, avec un contrat et des garanties appropriées :
| Prestataire | Pour quoi faire | Où les données sont traitées |
|---|---|---|
| Vercel Inc. | Hébergement du site, traitement des documents envoyés pour signature et stockage chiffré | Union européenne : Francfort (Allemagne) |
| Vercel Inc. (Web Analytics) | Comptage anonyme et agrégé des visites du site, sans cookies et sans conserver l’IP | Selon l’infrastructure de Vercel (données anonymes) |
| Resend (Plus Five Five, Inc.) | Envoi des e-mails du service (invitations, notifications et documents signés) | Union européenne : Irlande |
Les documents et les données personnelles sont traités et conservés dans l’Union européenne. Vercel et Resend ont leur siège aux États-Unis : si leur personnel devait un jour accéder aux données depuis ce pays (par exemple pour un support technique), cet accès serait couvert par le cadre de protection des données UE-États-Unis (Data Privacy Framework) et par des clauses contractuelles types.
7. Sécurité
Le site fonctionne toujours avec une connexion chiffrée (HTTPS). Les documents envoyés pour signature sont conservés dans un stockage privé et chiffré, et chacun n’est accessible qu’avec un lien personnel impossible à deviner. Chaque document signé comprend une empreinte numérique (SHA-256) qui permet de vérifier qu’il n’a pas été modifié.
8. Vos droits
Vous pouvez demander l’accès à vos données, leur rectification ou leur effacement, la limitation de leur traitement ou vous y opposer, ainsi que leur portabilité, en écrivant à info@multidocs.es ou à notre délégué à la protection des données (getexamfy@delegadoproteccion.com) et en précisant le droit que vous souhaitez exercer. Nous vous répondrons dans un délai maximal d’un mois.
Si vous estimez que nous n’avons pas correctement traité vos données, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l’Agence espagnole de protection des données (www.aepd.es).
9. Mineurs
Le service ne s’adresse pas aux moins de 14 ans. Lorsqu’un établissement scolaire demande la signature d’un document concernant un mineur, c’est auprès de ses parents ou représentants légaux qu’il recueille la signature.
10. Modifications
Si nous modifions cette politique, nous publierons ici la nouvelle version avec sa date. Si le changement est important et que nous avons votre adresse e-mail, nous vous préviendrons.