Datenschutzerklärung
Dies ist eine Übersetzung nur zur Information; maßgeblich ist die spanische Fassung. Diese Erklärung beschreibt, wie wir personenbezogene Daten auf multidocs.es und im Dienst MultiDocs verarbeiten, gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO) und dem spanischen Datenschutzgesetz Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD). Sie ist verständlich geschrieben: Wenn etwas unklar ist, schreiben Sie uns.
1. Verantwortlicher
- Inhaber: EXAMFY SOFTWARE, S.L.
- Steuernummer (NIF): B56684905
- Anschrift: Carrer del General Palafox, 8, 08860 Castelldefels, Barcelona (Spanien)
- E-Mail: info@multidocs.es
- Telefon: 935 958 798
- Datenschutzbeauftragter: getexamfy@delegadoproteccion.com
- Handelsname: MultiDocs
- Website: multidocs.es
2. Zusammenfassung
- Wenn Sie selbst ein Dokument mit „Kostenlos unterschreiben“ unterzeichnen, wird das Dokument auf Ihrem eigenen Handy oder Computer verarbeitet: Wir erhalten es nicht und speichern es nicht. Wir speichern nur seinen digitalen Fingerabdruck, damit es überprüft werden kann.
- Wenn Sie es per E-Mail senden, stellen wir es dem Empfänger zu und behalten keine Kopie.
- Wenn Sie eine andere Person um ihre Unterschrift bitten, speichern wir das Dokument verschlüsselt nur so lange wie nötig und löschen es 30 Tage nach der Unterschrift.
- Wir verkaufen keine Daten, machen keine Werbung und verwenden keine Tracking-Cookies.
3. Welche Daten wir verarbeiten, wofür und auf welcher Rechtsgrundlage
| Situation | Daten | Zweck und Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Die Website besuchen | IP-Adresse, Browser und besuchte Seiten in den technischen Protokollen des Servers | Die Website anzeigen und sicher halten sowie anonym und zusammengefasst zählen, welche Seiten besucht werden (Vercel Web Analytics, ohne Cookies und ohne Speicherung der IP), um sie zu verbessern. Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). |
| Selbst ein Dokument unterschreiben | Das Dokument und Ihre Unterschrift verlassen Ihr Gerät nicht. Wir erhalten nur seinen digitalen Fingerabdruck (einen Code, aus dem sich das Dokument nicht rekonstruieren lässt) und das Datum | Damit jeder unter „Prüfen“ kontrollieren kann, dass das Dokument nicht verändert wurde. Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f). |
| Ein von Ihnen unterschriebenes Dokument per E-Mail senden | Das Dokument, die Empfängeradresse, Ihre E-Mail, Ihr Name und Ihre Nachricht (falls Sie sie angeben) | Die gewünschte E-Mail senden. Erbringung des Dienstes (Art. 6 Abs. 1 lit. b). Wir behalten keine Kopie. |
| Eine andere Person um ihre Unterschrift bitten | Das Dokument; Ihr Name und Ihre E-Mail; Name der unterzeichnenden Person und ihre E-Mail oder Handynummer; Ihre Nachricht; die von ihr ausgefüllten Angaben und ihre Unterschrift; Datum, Uhrzeit, IP und Browser, mit dem sie unterschreibt | Den Unterschriftsdienst erbringen und den Nachweis erstellen. Erbringung des Dienstes (Art. 6 Abs. 1 lit. b). Siehe Abschnitt 4. |
| Ihre E-Mail vor dem Senden bestätigen | Ihre E-Mail, ein Einmalcode (wir speichern nur seinen Fingerabdruck) und ein technisches Cookie auf Ihrem Gerät | Prüfen, dass die E-Mail-Adresse Ihnen gehört und niemand in Ihrem Namen Dokumente sendet. Erbringung des Dienstes (Art. 6 Abs. 1 lit. b) und berechtigtes Interesse an der Sicherheit des Dienstes (Art. 6 Abs. 1 lit. f). |
| Ihr Konto anlegen | Ihr Name, Ihre E-Mail, Ihre Organisation (falls angegeben) und das technische Bestätigungs-Cookie | Ihnen Zugang zum Dashboard und zum Dienst geben. Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b). |
| Neuigkeiten von MultiDocs erhalten | Ihre E-Mail und Ihr Name | Ihnen gelegentlich Neuigkeiten und Tipps zu MultiDocs senden, wenn Sie Nutzer sind (Sie haben sich registriert oder Dokumente gesendet) und nicht widersprochen haben. Artikel 21.2 des spanischen Gesetzes LSSI-CE und berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f). Sie können bei der Registrierung widersprechen, indem Sie „Ich möchte keine Neuigkeiten erhalten“ ankreuzen, und sich über den Link in jeder E-Mail abmelden. |
| Ein Dokument unter „Prüfen“ kontrollieren | Nur der digitale Fingerabdruck des PDFs, berechnet auf Ihrem Gerät; das Dokument wird nicht gesendet | Ihnen sagen, ob das Dokument echt ist. Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f). |
| Einen Anruf buchen | Name, E-Mail und die gewählte Uhrzeit, die in den Buchungskalender von Google eingetragen werden | Den gewünschten Videoanruf organisieren. Vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b). Google Calendar handelt als Anbieter (Google Ireland Ltd.). |
| Eine Demo anfragen oder uns schreiben | Name, E-Mail, Organisation, Branche und Ihre Nachricht | Ihnen antworten und Ihnen auf Wunsch das Produkt zeigen. Vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b). Wegen einer Demo-Anfrage senden wir Ihnen keine Neuigkeiten. |
| Zahlende Kunden | Kontakt- und Rechnungsdaten | Den Vertrag verwalten und steuerliche und buchhalterische Pflichten erfüllen (Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c). |
4. Die Daten der unterzeichnenden Person
Wenn Ihnen jemand ein Dokument mit MultiDocs sendet, entscheidet diese Person oder Organisation (der Absender), Sie um die Unterschrift zu bitten und wofür; sie ist für Ihre Daten in diesem Dokument verantwortlich. EXAMFY SOFTWARE, S.L. handelt als Auftragsverarbeiter: Wir verarbeiten die Daten nur, um Ihnen das Dokument zuzustellen, Ihre Unterschrift und die angefragten Angaben zu erfassen und dem Absender das unterschriebene Dokument zu übergeben, gemäß dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Wenn der Absender Sie um ein Foto Ihres Ausweises bittet, wird es auf einer Seite des unterschriebenen Dokuments eingefügt, mit einem Stempel, der zeigt, dass es nur für dieses Dokument gilt. Das Foto allein speichern wir nicht.
Wenn Sie Fragen haben, warum man Sie um ein Dokument gebeten hat, wenden Sie sich an den Absender. Ihre Rechte können Sie ihm gegenüber ausüben, oder Sie schreiben uns und wir leiten es weiter.
5. Wie lange wir die Daten speichern
- Zur Unterschrift gesendete Dokumente: werden 30 Tage nach der Unterschrift von unseren Servern gelöscht. Werden sie nicht unterschrieben, läuft der Link ab und sie werden 30 Tage nach dem Versand gelöscht. Das unterschriebene Dokument und der Nachweis werden per E-Mail an den Absender und die unterzeichnende Person geschickt, die sie aufbewahren können.
- Beweisprotokoll jeder Unterschrift (Namen und E-Mails von Absender und unterzeichnender Person, Daten und Uhrzeiten, IP, Browser und digitale Fingerabdrücke des Dokuments, ohne das Dokument): 5 Jahre ab der Unterschrift, um sie bei einer Beanstandung nachweisen zu können (allgemeine Verjährungsfrist nach Artikel 1964 des spanischen Código Civil). Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse der Parteien, die Unterschrift beweisen zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
- Nutzer und Kontakte (E-Mail, Name, Organisation, wann Sie den Dienst genutzt haben und ob Sie Neuigkeiten akzeptieren): solange Sie den Dienst nutzen und bis zu 2 Jahre nach der letzten Nutzung. Wenn Sie sich von den Neuigkeiten abmelden, speichern wir nur, dass Sie keine erhalten möchten, um das zu respektieren.
- Bestätigung Ihrer E-Mail: Der Code läuft nach 15 Minuten ab und wird innerhalb eines Tages gelöscht; das Cookie, das sich Ihr Gerät merkt, gilt 6 Monate.
- E-Mails zu einem Dokument, das Sie selbst unterschrieben haben: Wir behalten keine Kopie des Dokuments.
- Technische Serverprotokolle: so lange, wie unser Hosting-Anbieter sie aus Sicherheitsgründen aufbewahrt, normalerweise einige Tage.
- In Ihrem Konto archivierte Dokumente (Tarif MultiDocs): solange Sie das Konto behalten, auch wenn Sie zum kostenlosen Tarif zurückkehren. Wenn Sie das Konto schließen, werden sie innerhalb von 30 Tagen gelöscht.
- Demo-Anfragen und Kontakte: solange das Gespräch dauert und bis zu einem Jahr danach, sofern Sie uns nicht früher um Löschung bitten.
- Kundendaten: für die Dauer des Vertrags und danach während der gesetzlichen Fristen (zum Beispiel sechs Jahre für Buchhaltungsunterlagen).
6. Mit wem wir die Daten teilen
Wenn Sie den Link per WhatsApp oder SMS senden, schicken Sie die Nachricht selbst von Ihrem eigenen Handy: Wir senden sie nicht und haben keinen Zugriff auf diese Apps.
Wir geben keine Daten an Dritte weiter, außer bei gesetzlicher Pflicht. Für den Dienst nutzen wir diese Anbieter, die als Auftragsverarbeiter oder Unterauftragsverarbeiter mit Vertrag und angemessenen Garantien handeln:
| Anbieter | Wofür | Wo die Daten verarbeitet werden |
|---|---|---|
| Vercel Inc. | Hosting der Website, Verarbeitung der zur Unterschrift gesendeten Dokumente und verschlüsselte Speicherung | Europäische Union: Frankfurt (Deutschland) |
| Vercel Inc. (Web Analytics) | Anonyme und zusammengefasste Zählung der Website-Besuche, ohne Cookies und ohne Speicherung der IP | Je nach Infrastruktur von Vercel (anonyme Daten) |
| Resend (Plus Five Five, Inc.) | Versand der E-Mails des Dienstes (Einladungen, Hinweise und unterschriebene Dokumente) | Europäische Union: Irland |
Die Dokumente und personenbezogenen Daten werden in der Europäischen Union verarbeitet und gespeichert. Vercel und Resend haben ihren Sitz in den USA: Sollten deren Mitarbeitende jemals von dort auf die Daten zugreifen (zum Beispiel für technischen Support), ist dieser Zugriff durch den EU-US-Datenschutzrahmen und Standardvertragsklauseln abgesichert.
7. Sicherheit
Die Website läuft immer über eine verschlüsselte Verbindung (HTTPS). Zur Unterschrift gesendete Dokumente werden in einem privaten, verschlüsselten Speicher abgelegt, und jedes ist nur über einen persönlichen Link erreichbar, der nicht zu erraten ist. Jedes unterschriebene Dokument enthält einen digitalen Fingerabdruck (SHA-256), mit dem sich prüfen lässt, dass es nicht verändert wurde.
8. Ihre Rechte
Sie können Auskunft, Berichtigung oder Löschung Ihrer Daten, die Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruch dagegen und Datenübertragbarkeit verlangen, indem Sie an info@multidocs.es oder an unseren Datenschutzbeauftragten (getexamfy@delegadoproteccion.com) schreiben und angeben, welches Recht Sie ausüben möchten. Wir antworten Ihnen innerhalb von höchstens einem Monat.
Wenn Sie meinen, dass wir Ihre Daten nicht richtig verarbeitet haben, können Sie sich bei der spanischen Datenschutzbehörde (Agencia Española de Protección de Datos) beschweren (www.aepd.es).
9. Minderjährige
Der Dienst richtet sich nicht an Personen unter 14 Jahren. Wenn eine Schule die Unterschrift für ein Dokument über ein minderjähriges Kind anfragt, holt sie diese bei den Eltern oder Erziehungsberechtigten ein.
10. Änderungen
Wenn wir diese Erklärung ändern, veröffentlichen wir hier die neue Fassung mit Datum. Ist die Änderung wichtig und haben wir Ihre E-Mail, informieren wir Sie.