Ist eine elektronische Unterschrift rechtsgültig?

Was das Gesetz sagt

Die eIDAS-Verordnung (Art. 25) verbietet, einer elektronischen Signatur die Rechtswirkung abzusprechen, weil sie elektronisch oder nicht qualifiziert ist. Das deutsche Vertrauensdienstegesetz regelt die Anbieter, nicht die Wirksamkeit von Verträgen. Entscheidend ist das BGB: Verträge brauchen keine Form, es sei denn, das Gesetz schreibt sie vor; tut es das, gibt es drei Stufen.

• Schriftform (§ 126 BGB): eigenhändige Unterschrift. Sie kann nur durch die elektronische Form des § 126a ersetzt werden, die eine qualifizierte elektronische Signatur verlangt.
• Textform (§ 126b BGB): eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger, die die erklärende Person nennt. Sie verlangt keine Unterschrift: Ein mit einfacher Signatur unterschriebenes und per E-Mail versandtes PDF erfüllt sie mehr als genug.
• Vereinbarte Form (§ 127 BGB): Vereinbaren die Parteien die elektronische Form, genügt eine andere als die qualifizierte elektronische Signatur, also die einfache.

Wo die einfache Signatur nicht genügt

Das sind die Fälle, in denen ein Gesetz Schriftform und damit eine qualifizierte Signatur verlangt oder die elektronische Form ganz ausschließt:

• Befristung des Arbeitsvertrags (§ 14 Abs. 4 TzBfG): Ohne Schriftform gilt der Vertrag als unbefristet. Die Berliner Arbeitsgerichte haben das auf einen befristeten Vertrag mit der einfachen elektronischen Signatur einer Plattform (Arbeitsgericht, 2021) und auf einen weiteren mit eingescannter Unterschrift (Landesarbeitsgericht Berlin-Brandenburg, 2022) angewandt.
• Kündigung und Auflösungsvertrag (§ 623 BGB): „die elektronische Form ist ausgeschlossen“. Nicht einmal die qualifizierte Signatur gilt: Papier.

«Die Beendigung von Arbeitsverhältnissen durch Kündigung oder Auflösungsvertrag bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform; die elektronische Form ist ausgeschlossen.»

§ 623 BGB · In der offiziellen Quelle ansehen

• Verbraucherdarlehen (§ 492 BGB), Bürgschaft einer Privatperson (§ 766 BGB), Wohnraummietvertrag über mehr als ein Jahr (§ 550 BGB), nachvertragliches Wettbewerbsverbot (§ 74 HGB).

Für alles andere genügt die einfache Signatur: Angebote und Auftragsbestätigungen, AGB, Dienstleistungs- und Kooperationsverträge, unbefristete Arbeitsverträge, Protokolle, Datenschutzeinwilligungen, Einverständniserklärungen für Schule und Verein, Quittungen. Seit 2025 kann sogar der Nachweis der Arbeitsbedingungen (§ 2 NachwG) in Textform erteilt werden. Die Einzelheiten zum Arbeitsrecht finden Sie unter Arbeitsvertrag elektronisch unterschreiben in Deutschland.

Welche Beweiskraft eine einfache Signatur vor Gericht hat

Nur das Dokument mit qualifizierter Signatur genießt die gesetzliche Echtheitsvermutung des § 371a ZPO. Die einfache Signatur unterliegt der freien Beweiswürdigung (§ 286 ZPO): Das Gericht entscheidet nach dem, was Sie nachweisen können. Deshalb zählt das Signaturprotokoll: an welche E-Mail-Adresse oder Handynummer der persönliche Link ging, IP-Adresse und Browser, Datum und Uhrzeit jedes Schritts, die Einwilligung und der SHA-256-Fingerabdruck des Dokuments, mit dem elektronischen Siegel von MultiDocs, das jede Änderung erkennbar macht. Eine eingescannte und eingefügte Unterschrift hinterlässt dagegen nichts davon; wir erklären das unter Gilt eine eingescannte Unterschrift in Deutschland?

Personendaten und Personalausweis

Es gelten die DSGVO und das BDSG; zuständige Aufsichtsbehörde für ein Unternehmen ist die seines Bundeslands. Die Daten der Unterzeichner werden in der Europäischen Union gespeichert, und wer das Dokument versendet, ist Verantwortlicher (MultiDocs ist Auftragsverarbeiter). Zum Personalausweis: § 20 PAuswG erlaubt eine Kopie nur mit Einwilligung des Inhabers, die Kopie muss als solche erkennbar sein, und die Seriennummer darf nicht zum Abgleich von Daten verwendet werden. Verlangen Sie das Ausweisfoto nur, wenn es nötig ist; es erhält ausschließlich die Person, die das Dokument versendet.

So senden Sie ein Dokument zur Unterschrift

1. Laden Sie das PDF unter Kostenlos unterschreiben hoch, auf Deutsch oder in jeder anderen Sprache, und markieren Sie, wo jede Person unterschreibt.
2. Geben Sie Name und E-Mail-Adresse oder Handynummer ein (WhatsApp oder SMS).
3. Die Person öffnet den Link, stimmt der elektronischen Unterschrift zu, prüft das Dokument und unterschreibt mit dem Finger.
4. Sie erhalten das unterschriebene PDF mit dem Signaturprotokoll.