Cláusula de protección de datos para las familias del colegio
Cuando el centro recoge datos del alumno y de su familia, tiene que explicarles quién los trata, para qué y cómo ejercer sus derechos. Para los datos que necesita para educar, informa. Para lo demás, como las fotos en redes, pide permiso aparte. Este modelo hace las dos cosas.
En 30 segundos
- La cláusula explica a las familias quién trata los datos, para qué, quién los recibe, cuánto tiempo y cómo ejercer sus derechos.
- Para los datos necesarios para la función educativa el centro informa, sin pedir consentimiento. Para fotos en web o redes y datos al AMPA, pide permiso aparte.
- Los centros docentes deben tener delegado de protección de datos, y si el alumno es mayor de 14 años, consiente él mismo.
Qué debe incluir
- Quién trata los datos: el centro o la administración educativa, con sus datos de contacto.
- El delegado de protección de datos y cómo contactar con él.
- Para qué se usan los datos y por qué el centro puede usarlos.
- Si es obligatorio darlos y qué pasa si no se dan.
- Quién más los recibe.
- Cuánto tiempo se guardan.
- Los derechos de la familia y que puede reclamar ante la AEPD.
- Los permisos voluntarios, aparte y uno por uno.
Datos oficiales
puede el centro recoger los datos del alumnado necesarios para su función educativa; para otros fines, hace falta consentimiento expreso.
es que los centros docentes designen un delegado de protección de datos.
tiene que tener el alumno para consentir por sí mismo el tratamiento de sus datos; por debajo, consienten sus padres o tutores.
Informar no es pedir permiso
La Ley Orgánica de Educación permite a los centros recoger los datos del alumnado que necesitan para su función educativa. Para esos datos no pides consentimiento: informas. La AEPD lo resume así:
«Los centros docentes podrán recabar los datos personales de su alumnado que sean necesarios para el ejercicio de su función educativa.»
Ley Orgánica 2/2006, de Educación, disposición adicional vigesimotercera, apartado 1 · Ver en la fuente oficial
«Por regla general, los centros educativos no necesitan el consentimiento de los titulares de los datos para su tratamiento, que estará justificado en el ejercicio de la función educativa y en la relación ocasionada con las matrículas de los alumnos. No obstante, se les debe informar de forma inteligible y de fácil acceso y utilizando un lenguaje claro y sencillo»
AEPD, «Guía para centros educativos», decálogo · Ver en la fuente oficial
El reglamento europeo dice qué hay que contar al recoger los datos:
«Cuando se obtengan de un interesado datos personales relativos a él, el responsable del tratamiento, en el momento en que estos se obtengan, le facilitará toda la información indicada a continuación: a) la identidad y los datos de contacto del responsable y, en su caso, de su representante; b) los datos de contacto del delegado de protección de datos, en su caso; c) los fines del tratamiento a que se destinan los datos personales y la base jurídica del tratamiento; […] e) los destinatarios o las categorías de destinatarios de los datos personales, en su caso;»
Reglamento (UE) 2016/679, artículo 13.1 · Ver en la fuente oficial
En los centros públicos, comprueba si el responsable es el centro o tu administración educativa. Si la consejería te da su propio texto, úsalo.
Puedes informar en dos capas
No hace falta meter todo en la hoja de matrícula. Puedes dar lo básico en el impreso y poner el resto en la web del centro, con el enlace:
«Cuando los datos personales sean obtenidos del afectado el responsable del tratamiento podrá dar cumplimiento al deber de información establecido en el artículo 13 del Reglamento (UE) 2016/679 facilitando al afectado la información básica a la que se refiere el apartado siguiente e indicándole una dirección electrónica u otro medio que permita acceder de forma sencilla e inmediata a la restante información.»
Ley Orgánica 3/2018, artículo 11.1 · Ver en la fuente oficial
El delegado de protección de datos
Los centros docentes tienen que designar un delegado de protección de datos. Pon su contacto en la cláusula:
«Los centros docentes que ofrezcan enseñanzas en cualquiera de los niveles establecidos en la legislación reguladora del derecho a la educación, así como las Universidades públicas y privadas.»
Ley Orgánica 3/2018, artículo 34.1.b (entidades que deben designar delegado de protección de datos) · Ver en la fuente oficial
Los permisos, aparte y uno por uno
Publicar fotos en la web o en redes, o dar datos al AMPA, no es necesario para educar. Para eso sí necesitas el consentimiento de la familia. Pídelo separado del resto y con una casilla para cada uso:
«Si el consentimiento del interesado se da en el contexto de una declaración escrita que también se refiera a otros asuntos, la solicitud de consentimiento se presentará de tal forma que se distinga claramente de los demás asuntos, de forma inteligible y de fácil acceso y utilizando un lenguaje claro y sencillo.»
Reglamento (UE) 2016/679, artículo 7.2 · Ver en la fuente oficial
«El interesado tendrá derecho a retirar su consentimiento en cualquier momento. La retirada del consentimiento no afectará a la licitud del tratamiento basada en el consentimiento previo a su retirada. Antes de dar su consentimiento, el interesado será informado de ello. Será tan fácil retirar el consentimiento como darlo.»
Reglamento (UE) 2016/679, artículo 7.3 · Ver en la fuente oficial
«Cuando se pretenda fundar el tratamiento de los datos en el consentimiento del afectado para una pluralidad de finalidades será preciso que conste de manera específica e inequívoca que dicho consentimiento se otorga para todas ellas.»
Ley Orgánica 3/2018, artículo 6.2 · Ver en la fuente oficial
Sobre las redes sociales, la AEPD pide informar antes de qué se publica, dónde y quién lo verá:
«La publicación de datos personales en redes sociales por parte de los centros educativos requiere contar con el consentimiento de los interesados, a los que habrá que informar previamente de manera clara de los datos que se van a publicar, en qué redes sociales, con qué finalidad, quién puede acceder a los datos, así como de la posibilidad de ejercitar sus derechos de acceso, rectificación, oposición y supresión.»
AEPD, «Guía para centros educativos», publicación de datos en redes sociales · Ver en la fuente oficial
Si el alumno es mayor de 14 años, quien consiente es él mismo:
«El tratamiento de los datos personales de un menor de edad únicamente podrá fundarse en su consentimiento cuando sea mayor de catorce años.»
Ley Orgánica 3/2018, artículo 7.1 · Ver en la fuente oficial
Modelo de cláusula y permisos
Modelo orientativo: adáptalo a tu centro y revísalo con tu asesor o con las instrucciones de tu administración educativa.
INFORMACIÓN SOBRE PROTECCIÓN DE DATOS PARA LAS FAMILIAS
Quién trata los datos. ______________________ (nombre del centro), CIF __________, domicilio ______________________, correo ______________________.
Delegado de protección de datos. ______________________, correo ______________________.
Para qué. Para la función educativa y orientadora del alumnado: matrícula, enseñanza, evaluación, tutoría, orientación, atención a la salud cuando haga falta y comunicación con las familias. También para gestionar los servicios que contratéis, como el comedor o las extraescolares.
Por qué podemos usarlos. Los datos necesarios para la función educativa los tratamos sin pedir vuestro consentimiento, como permite la disposición adicional vigesimotercera de la Ley Orgánica 2/2006, de Educación. Los de los servicios que contratéis, por esa relación con el centro. Para todo lo demás, solo con vuestro consentimiento, en las casillas de abajo.
¿Es obligatorio darlos? Sí, los necesarios para la escolarización: la ley pide a las familias que colaboren. Sin ellos no podemos atender bien al alumno/a. Los permisos de abajo son voluntarios.
Quién más los recibe. La administración educativa, cuando la ley lo prevé. Las empresas que nos prestan servicios, solo para ese servicio: ______________________. Nadie más, salvo obligación legal.
Fuera de la Unión Europea. ☐ No enviamos datos fuera de la UE. ☐ Sí, a ______________________, con estas garantías: ______________________.
Cuánto tiempo. Mientras el alumno/a esté en el centro y después el tiempo que fijen las normas aplicables. El expediente académico se conserva. Las fotos publicadas con vuestro permiso se retiran cuando lo retiréis.
Vuestros derechos. Podéis pedir el acceso, la rectificación, la supresión, la limitación o la portabilidad de los datos, u oponeros a su uso, escribiendo a ______________________. Si dais un permiso, podéis retirarlo cuando queráis, sin que afecte a lo hecho antes. Y podéis reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es).
Padres separados. Los dos progenitores con patria potestad reciben la información sobre el proceso educativo, tenga quien tenga la custodia, salvo que una resolución judicial lo impida.
PERMISOS VOLUNTARIOS
Marcad solo lo que queráis. Si no marcáis nada, no cambia nada en la escolarización del alumno/a. Podéis cambiar de opinión cuando queráis escribiendo a ______________________.
☐ Sí ☐ No: publicar fotos y vídeos del alumno/a en actividades del centro en la web pública del centro.
☐ Sí ☐ No: publicarlos en la zona privada de la web o de la plataforma del centro, con contraseña, solo para las familias del centro.
☐ Sí ☐ No: publicarlos en las redes sociales del centro (______________________), donde los puede ver cualquier persona.
☐ Sí ☐ No: publicarlos en la revista, la orla y los paneles del centro.
☐ Sí ☐ No: dar nuestro nombre y correo al AMPA para que nos informe de sus actividades.
☐ Sí ☐ No: dar el nombre y el curso del alumno/a a museos, empresas u organizadores de concursos para preparar visitas y actividades.
D./Dña. ______________________, con DNI/NIE __________, como ☐ padre ☐ madre ☐ tutor/a legal del alumno/a ______________________, del curso ______ y grupo ______,
declaro que he recibido esta información y marco arriba los permisos que doy.
En ______________, a ____ de __________ de ______.
Firma del padre, madre o tutor/a:
Si el alumno/a es mayor de 14 años, los permisos los da él o ella. Nombre y firma del alumno/a: ______________________.
Firmarlo gratis en MultiDocs⬇ Descargar el modelo en WordAñade el logo, el delegado de protección de datos y los datos de tu centro.
Cómo la firman las familias
- Rellena el modelo y guárdalo como PDF. Súbelo en Firmar gratis; también vale una foto del papel.
- Elige «Una copia para cada uno» (hasta 20 personas por envío), marca dónde se firma y pega el nombre y el correo o el móvil de cada familia.
- A cada persona le llega un enlace por correo, WhatsApp o SMS, y firma con el dedo en su móvil, sin crear cuenta.
- Cuando terminan, te llega un solo correo con todas las copias firmadas y sus justificantes.
Si tienen que firmar los dos progenitores, no uses «Una copia para cada uno»: envía los permisos con «Otras personas» y añade al padre y a la madre. Cada uno recibe su propio enlace y firma desde su móvil.
Puedes meter esta cláusula en la hoja de matrícula. Si solo necesitas el permiso de imagen, tienes la cesión de imagen de menores. Y para otros permisos de la familia, la autorización paterna o la autorización de recogida.
Más ideas para el centro en cómo firmar documentos en colegios.
Preguntas frecuentes
¿Necesita el colegio consentimiento para tratar los datos de los alumnos?
No para los datos necesarios para la función educativa: la Ley Orgánica de Educación permite recogerlos. Sí para lo que no es necesario, como publicar fotos en la web o en redes sociales.
¿Qué tiene que decir la cláusula de protección de datos?
Quién trata los datos, el contacto del delegado de protección de datos, para qué y por qué, quién los recibe, cuánto tiempo se guardan, los derechos de la familia y que puede reclamar ante la AEPD.
¿Desde qué edad firma el propio alumno?
La ley de protección de datos permite basar el tratamiento en el consentimiento del menor cuando es mayor de 14 años. Por debajo, consienten sus padres o tutores.
¿Se puede retirar el permiso para las fotos?
Sí, en cualquier momento, y tiene que ser tan fácil retirarlo como darlo. Lo hecho antes de retirarlo sigue siendo válido.
Fuentes oficiales
- BOE (DOUE): Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD), artículos 7 y 13
- BOE: Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD), artículo 11
- BOE: Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD), artículo 34
- BOE: Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD), artículo 7
- BOE: Ley Orgánica 2/2006, de Educación (LOE), disposición adicional vigesimotercera
- Agencia Española de Protección de Datos: «Guía para centros educativos»
Hemos consultado cada fuente el 6 de noviembre de 2026. Si ves un dato desactualizado, escríbenos a info@multidocs.es.