Qué hace MultiDocs hoy, cuánto guarda tus documentos y qué firma es
Antes de elegir una herramienta de firma conviene comprobar cuatro cosas: qué funciona de verdad hoy, cuánto tiempo guarda tus documentos, cómo protege los datos y qué nivel de firma ofrece. Aquí tienes las cuatro respuestas de MultiDocs, tal cual, incluidas las cosas que todavía no hace.
1. Qué funciona hoy y qué está en desarrollo
Funciona hoy, en el plan gratis:
- Firmar tus propios documentos, sin límite y sin registrarte. El documento se procesa en tu móvil u ordenador.
- Enviar a firmar: 15 envíos al mes, a una o a varias personas, por correo, WhatsApp, SMS o copiando el enlace. Quien firma no crea cuenta.
- Envío masivo: el mismo documento a hasta 20 personas, cada una con su copia (cuenta como 1 envío).
- Pedir datos y documentos adjuntos a quien firma, casillas de «una u otra» y recordatorios automáticos por correo.
- Documento firmado y sellado, con justificante de fecha, hora y datos de la firma, y una página pública para comprobar que no se ha modificado.
- La herramienta y los correos en castellano, inglés, catalán, euskera, gallego, francés, alemán e italiano.
En desarrollo o próximamente: el archivo de documentos, el panel compartido del equipo, los formularios, los flujos de aprobación y la conexión con otros programas (CRM). El plan de pago (19 € al mes más IVA, usuarios ilimitados, hasta 1.000 envíos al mes y envío masivo de hasta 200 personas) se solicita desde la web: te decimos qué funciones puedes usar ya y no se cobra hasta que lo actives.
2. Cuánto tiempo guardamos tus documentos y cómo se borran
| Qué | Cuánto tiempo |
|---|---|
| Un documento que firmas tú con «Firmar gratis» | No lo recibimos ni lo guardamos. Solo una huella digital, que no permite reconstruirlo, y la fecha. |
| Un documento enviado por correo | No guardamos copia. El proveedor de correo conserva el mensaje 30 días. |
| Un documento enviado a firmar | Guardado cifrado y borrado a los 30 días de la firma (o del envío, si no se firma). El documento firmado y su justificante llegan por correo a quien lo envía y a quien firma, que pueden conservarlos. |
| Registro de evidencias de cada firma (sin el documento ni los adjuntos) | 5 años desde la firma, el plazo general para reclamar. Después se borra. |
Por eso conviene guardar el documento firmado que te llega por correo: nosotros no lo conservamos más allá de esos 30 días. Los detalles completos están en la política de privacidad.
3. Seguridad y protección de datos
- Dónde se tratan los datos: los documentos enviados a firmar se procesan y se guardan cifrados en la Unión Europea (Fráncfort, Alemania), y el correo se envía desde la Unión Europea (Irlanda).
- Quién es responsable: quien envía el documento decide para qué lo pide y es el responsable de los datos. MultiDocs (EXAMFY SOFTWARE, S.L.) actúa como encargado del tratamiento. Tienes el contrato de encargo de tratamiento a disposición.
- Enlace personal: cada persona firma con su propio enlace; no hay contraseñas que compartir.
- Integridad: el PDF firmado lleva el sello electrónico de MultiDocs y, normalmente, un sello de tiempo, de modo que cualquier cambio posterior se detecta. Puedes comprobarlo en multidocs.es/verificar.
- Normativa: tratamos los datos conforme al RGPD y a la LOPDGDD. No cedemos datos a terceros salvo obligación legal.
4. Qué nivel de firma es
MultiDocs hace firma electrónica simple según el reglamento europeo eIDAS: un trazo de quien firma unido al documento, con un justificante que recoge cuándo y con qué datos se firmó. La ley no permite negarle validez solo por ser electrónica. Sirve para la mayoría de documentos del día a día: contratos sencillos, autorizaciones, presupuestos, albaranes o consentimientos.
No hace firma avanzada ni cualificada con certificado digital, ni verifica la identidad con documentos oficiales. Si una norma o un trámite te exige ese nivel, necesitas otra herramienta. Lo explicamos en validez legal de la firma electrónica y en firmar con certificado digital.
Esta guía es informativa y no sustituye el consejo de un abogado para tu caso concreto.
Preguntas frecuentes
¿Qué funciones de MultiDocs están en desarrollo?
El archivo de documentos, el panel compartido del equipo, los formularios, los flujos de aprobación y la conexión con otros programas. Todo lo demás de esta guía funciona hoy.
¿Cuánto tiempo guarda MultiDocs mis documentos?
Los documentos enviados a firmar se borran a los 30 días de la firma. El registro de evidencias de cada firma, sin el documento, se conserva 5 años. Lo que firmas tú con «Firmar gratis» no sale de tu dispositivo.
¿Dónde se guardan los datos?
En la Unión Europea: el almacenamiento cifrado y el procesamiento, en Fráncfort (Alemania), y el envío de correos, en Irlanda.
¿La firma de MultiDocs es avanzada o cualificada?
No. Es firma electrónica simple según eIDAS, con justificante y documento sellado. Si necesitas firma cualificada con certificado, necesitas otra herramienta.