¿Es válida la firma electrónica en Nueva York?

Qué ley se aplica en Nueva York

La ESRA está en la State Technology Law, artículo 3 (§§ 301-309). El § 302 define la firma electrónica igual que la ley federal: «un sonido, símbolo o proceso electrónico, unido o lógicamente asociado a un registro electrónico y ejecutado o adoptado por una persona con la intención de firmar». El § 304(2) establece la regla de validez. Además, la ESIGN federal se aplica en Nueva York a cualquier operación con comercio interestatal, que incluye a una empresa de fuera del estado o del extranjero que contrata con un neoyorquino. El Colegio de Abogados de la ciudad de Nueva York propuso en enero de 2026 adoptar la UETA para alinearse con el resto del país; mientras tanto, la ESRA sigue vigente.

«The use of an electronic signature shall have the same validity and effect as the use of a signature affixed by hand.»

New York State Technology Law § 304(2) · Ver en la fuente oficial

Qué documentos se pueden firmar electrónicamente

Casi todos los documentos privados: contratos entre empresas, propuestas y presupuestos, cartas de oferta y contratos de trabajo, acuerdos de confidencialidad, contratos de alquiler, autorizaciones escolares, consentimientos informados, hojas de inscripción y recibos. Para todos ellos, la ley de Nueva York dice que una firma electrónica cumple cualquier requisito legal de firma.

Qué queda fuera en Nueva York

El § 307 de la ESRA dice que el artículo «no se aplicará» a: (1) testamentos, fideicomisos, órdenes de no reanimar y poderes que dispongan de la persona o de sus bienes al fallecer o quedar incapacitada, con algunas excepciones (designaciones de beneficiario, donación de órganos, documentos funerarios); (2) instrumentos negociables y títulos cuya posesión confiere la titularidad, salvo que exista una versión electrónica única e inalterable; y (3) lo que el organismo competente excluya por reglamento. Desde el 12 de diciembre de 2027 los testamentos electrónicos regulados en la EPTL dejarán de estar excluidos.

A esa lista se suman las exclusiones federales de la ESIGN (§ 7003): derecho de familia, documentos judiciales, avisos de corte de suministros, de desahucio o ejecución de la vivienda principal, cancelación de seguros de vida o salud y materiales peligrosos.

Notarización online en Nueva York

Nueva York permite la notarización electrónica remota desde el 31 de enero de 2023 (Executive Law § 135-c). El notario debe estar físicamente en Nueva York, registrarse como notario electrónico ante el Department of State (desde el 1 de febrero de 2023), ver y oír al firmante en directo, comprobar su identidad por al menos dos procedimientos y conservar la grabación durante diez años. Es un servicio aparte de la firma electrónica: solo hace falta cuando el documento exige notario (escrituras, poderes, declaraciones juradas).

Cómo probar quién firmó

La ley de Nueva York atribuye la firma a una persona «si fue el acto de esa persona», y permite demostrarlo «de cualquier manera», incluida la eficacia del procedimiento de seguridad. En la práctica eso significa un justificante: a qué correo o móvil se envió el enlace personal, desde qué IP y navegador se abrió, la fecha y la hora de cada paso y la huella SHA-256 del documento. Es lo que los tribunales han exigido cuando una firma electrónica se discutió, y lo que lleva cada documento firmado con MultiDocs. El resto de estados, en leyes de firma electrónica por estado.