¿Es válida la firma electrónica en Estados Unidos?

Qué dice la ley

Hay dos normas. La ESIGN Act (Electronic Signatures in Global and National Commerce Act, ley federal de 2000, 15 U.S.C. § 7001 y siguientes) se aplica a cualquier operación con comercio entre estados o internacional. Y la UETA (Uniform Electronic Transactions Act), una ley modelo que han adoptado 49 estados, el Distrito de Columbia, Puerto Rico y las Islas Vírgenes. El único estado que no la ha adoptado es Nueva York, que tiene su propia ley, la ESRA (Electronic Signatures and Records Act), y donde además se aplica la ESIGN federal.

La regla central es la misma en todas: a una firma, un contrato o un documento no se le puede negar efecto legal, validez ni exigibilidad solo por estar en formato electrónico.

«A signature, contract, or other record relating to such transaction may not be denied legal effect, validity, or enforceability solely because it is in electronic form.»

ESIGN Act, 15 U.S.C. § 7001(a)(1) · Ver en la fuente oficial

¿Vale una firma dibujada con el dedo?

Sí. La ley define firma electrónica como cualquier «sonido, símbolo o proceso electrónico» unido al documento y adoptado por una persona «con la intención de firmar». Un trazo con el dedo en el móvil, el nombre escrito a máquina o un click en «Acepto» encajan en esa definición. A diferencia de Europa, la ley de Estados Unidos no distingue entre firma simple, avanzada y cualificada: es tecnológicamente neutra. Lo que importa es poder demostrar quién firmó y que quiso firmar.

«The term “electronic signature” means an electronic sound, symbol, or process, attached to or logically associated with a contract or other record and executed or adopted by a person with the intent to sign the record.»

ESIGN Act, 15 U.S.C. § 7006(5) · Ver en la fuente oficial

MultiDocs hace firma electrónica simple con justificante. Es la misma firma que vale en Europa según el reglamento eIDAS y la que la ley de Estados Unidos reconoce; lo explicamos para España en ¿tiene validez legal la firma electrónica?

Lo mismo vale para un nombre escrito a máquina o una firma escaneada y pegada en el PDF: son firmas electrónicas si quien las puso quería firmar. El problema de esas dos no es la validez, sino la prueba: sin un registro de quién las puso y cuándo, son fáciles de negar y fáciles de copiar.

Los cuatro requisitos de la ESIGN

De la ley se extraen cuatro condiciones para que una firma electrónica se sostenga. Son las que comprueba cualquier abogado, y las cuatro quedan cubiertas en el justificante de MultiDocs:

1. Intención de firmar. La persona hizo algo con la voluntad de firmar: dibujó su firma, escribió su nombre o pulsó «Firmar» tras ver el documento.
2. Consentimiento a hacerlo electrónicamente. Entre empresas basta con la conducta; con consumidores, en los casos del § 7001(c), hace falta el aviso previo (lo vemos más abajo).
3. Vinculación con el documento. La firma está «unida o lógicamente asociada» al documento concreto: en MultiDocs, dentro del PDF y con su huella SHA-256.
4. Conservación. El documento firmado puede guardarse y reproducirse con exactitud por todas las partes (§ 7001(d)): recibes el PDF firmado y cada firmante puede descargar su copia.

Para qué documentos sirve y para cuáles no

Sirve para la inmensa mayoría de documentos privados: contratos entre empresas, presupuestos y pedidos, acuerdos de confidencialidad, cartas de oferta y contratos de trabajo, autorizaciones escolares y de actividades, consentimientos informados, contratos de alquiler, hojas de inscripción o recibos de entrega.

La propia ESIGN (§ 7003) deja fuera algunos documentos, que siguen necesitando papel o un procedimiento propio:

• Testamentos, codicilos y fideicomisos testamentarios.
• Adopciones, divorcios y otros asuntos de derecho de familia.
• Órdenes, notificaciones y documentos oficiales de los tribunales.
• Avisos de corte de agua, luz o calefacción; de impago, ejecución hipotecaria o desahucio de la vivienda principal; de cancelación de un seguro de vida o de salud; y de retirada de productos por riesgo para la salud.
• Documentos que acompañan el transporte de materiales peligrosos.
• Casi todo el Código Comercial Uniforme (UCC), salvo las compraventas y los arrendamientos de bienes.

Además, lo que exige notario sigue siendo competencia de cada estado: la notarización remota (RON) es un servicio aparte, con notario y vídeo, y no la hace MultiDocs. Algunos estados añaden exclusiones propias: California, por ejemplo, excluye ciertos contratos de consumo financiero, seguros e hipotecas y las notificaciones de desahucio (Civil Code § 1633.3); Nueva York excluye también los poderes y los títulos negociables (ESRA § 307). Tienes el detalle en las leyes de firma electrónica por estado, y cuándo hace falta notario en firma electrónica o notario.

El consentimiento al firmar

Entre empresas, o para documentos que ninguna ley obliga a entregar por escrito, basta con que la persona firme: ese acto ya demuestra la intención. La ESIGN añade una regla solo para consumidores (uso personal, familiar o doméstico) y solo cuando una ley exige que la información se les entregue por escrito, por ejemplo en créditos, seguros o alquiler de vivienda (§ 7001(c)). En ese caso, antes de consentir hay que informarle de forma clara y visible de:

• su derecho a recibir el documento en papel y a retirar el consentimiento, y qué consecuencias o costes tiene;
• si el consentimiento vale solo para ese documento o para una categoría de documentos;
• cómo retirar el consentimiento y cómo actualizar su dirección de correo;
• cómo pedir una copia en papel y si cuesta algo;
• qué equipo y programas necesita para acceder al documento y conservarlo;

y la persona tiene que consentir «de una manera que demuestre razonablemente» que puede acceder al documento en ese formato: en la práctica, aceptando dentro del mismo flujo electrónico que luego se usará.

Cómo lo hace MultiDocs: antes de firmar, la persona ve el aviso «Al firmar, aceptas firmar este documento de forma electrónica», puede revisar el documento y sus datos, y puede pulsar «No voy a firmar». La aceptación queda en el justificante con fecha, hora y dirección IP. Si tu documento es de los que una ley obliga a entregar por escrito a un consumidor, incluye en el propio documento o en el mensaje el aviso del § 7001(c) con los puntos de arriba; para el resto de documentos no hace falta.

Qué prueba pide un juez

Cuando alguien niega su firma, quien aporta el documento tiene que demostrar que fue «el acto de esa persona» (UETA § 9). Las reglas federales de prueba (Federal Rules of Evidence 901 y 902) admiten como auténtico un registro «generado por un proceso o sistema electrónico que produce un resultado exacto», con una certificación del operador del sistema, y aceptan la huella digital (hash) como forma de probar que el documento no ha cambiado.

«An electronic record or electronic signature is attributable to a person if it was the act of the person. The act of the person may be shown in any manner, including a showing of the efficacy of any security procedure applied to determine the person to which the electronic record or electronic signature was attributable.»

UETA § 9, en la versión de California (Civil Code § 1633.9) · Ver en la fuente oficial

Los tribunales han rechazado firmas electrónicas cuando la empresa no supo explicar cómo se firmó: en California, en Ruiz v. Moss Bros. Auto Group (2014) y Fabian v. Renovate America (2019), la empresa perdió porque no aportó el certificado de firma ni explicó cómo se puso la firma, cómo se devolvió el documento o cómo se verificó quién era. Otros tribunales han restado credibilidad a firmas sin dirección IP ni fecha y hora.

Por eso cada documento firmado con MultiDocs lleva un justificante que describe el proceso: a qué correo o móvil se envió el enlace personal, desde qué dirección IP y navegador se abrió, la fecha y la hora de cada paso, el consentimiento aceptado, la huella SHA-256 del documento original y del firmado, y el sello electrónico de MultiDocs que detecta cualquier cambio posterior. Es justo lo que esos tribunales echaron en falta.

Datos personales y documento de identidad

Estados Unidos no tiene una ley federal general de protección de datos; hay unas veinte leyes estatales (California, Virginia, Colorado, Texas…), que se aplican a partir de ciertos volúmenes de datos y en las que la empresa que envía el documento es la responsable y MultiDocs actúa como encargada. Los datos de los firmantes se guardan en la Unión Europea bajo el RGPD, una protección más exigente que la de cualquier estado, y nuestros proveedores de alojamiento y correo están certificados en el marco de transferencias UE-EE. UU. (Data Privacy Framework).

Sobre el documento de identidad: en Estados Unidos no hay DNI; lo habitual es el carné de conducir o el state ID. MultiDocs permite pedir una foto del documento, que solo recibe quien envía. No pidas nunca el número de la Seguridad Social (SSN) en un documento a firmar, y no escanees el código de barras del carné: varios estados lo prohíben.

Cómo enviar un documento a firmar en Estados Unidos

1. Sube el PDF en Firmar gratis, en inglés o en el idioma que quieras, y marca dónde firma cada persona.
2. Escribe su nombre y su correo (o su móvil, para WhatsApp o SMS). Puedes enviar el mismo documento a varias personas o una copia a cada una.
3. La persona abre el enlace en su móvil, acepta firmar electrónicamente, revisa el documento y firma con el dedo.
4. Te llega el PDF firmado con el justificante. Las horas del justificante van con la fecha completa en letras y la hora de Madrid, para que no haya confusión entre formatos de fecha.