¿Es válida la firma electrónica en Florida?

Qué ley se aplica en Florida

El § 668.004 (Electronic Signature Act) establece la regla general de validez. El § 668.50 es la UETA de Florida: en su apartado (7) dice que «a un registro o firma no se le puede negar efecto legal ni exigibilidad solo por estar en formato electrónico» y que «si una ley exige una firma, una firma electrónica la cumple»; en el (9) atribuye la firma a quien la hizo. La ESIGN federal se aplica además a las operaciones con comercio interestatal.

«Unless otherwise provided by law, an electronic signature may be used to sign a writing and shall have the same force and effect as a written signature.»

Florida Statutes § 668.004 · Ver en la fuente oficial

Qué documentos se pueden firmar electrónicamente

Casi todos los documentos privados: contratos entre empresas, propuestas y presupuestos, cartas de oferta y contratos de trabajo, acuerdos de confidencialidad, contratos de alquiler, autorizaciones escolares, consentimientos informados, hojas de inscripción y recibos. Para todos ellos, la ley de Florida dice que una firma electrónica cumple cualquier requisito legal de firma.

Qué queda fuera en Florida

El § 668.50(3) excluye testamentos, codicilos y fideicomisos testamentarios, el UCC salvo las compraventas y arrendamientos de bienes (capítulos 672 y 680), la ley de operaciones informáticas (UCITA) y las reglas de procedimiento de los tribunales. Para esos documentos, y para los que exigen notario, la firma electrónica simple no basta.

A esa lista se suman las exclusiones federales de la ESIGN (§ 7003): derecho de familia, documentos judiciales, avisos de corte de suministros, de desahucio o ejecución de la vivienda principal, cancelación de seguros de vida o salud y materiales peligrosos.

Notarización online en Florida

Florida regula la notarización online en la parte II del capítulo 117 (§§ 117.201-117.305), en vigor desde el 1 de enero de 2020: el notario online verifica la identidad con análisis de la credencial y preguntas de verificación, la sesión es por audio y vídeo en directo y queda grabada, y el firmante puede estar fuera de Florida. Solo es necesaria cuando el documento exige notario (escrituras, poderes, declaraciones juradas); los contratos privados se firman electrónicamente sin más.

Cómo probar quién firmó

La ley de Florida atribuye la firma a una persona «si fue el acto de esa persona», y permite demostrarlo «de cualquier manera», incluida la eficacia del procedimiento de seguridad. En la práctica eso significa un justificante: a qué correo o móvil se envió el enlace personal, desde qué IP y navegador se abrió, la fecha y la hora de cada paso y la huella SHA-256 del documento. Es lo que los tribunales han exigido cuando una firma electrónica se discutió, y lo que lleva cada documento firmado con MultiDocs. El resto de estados, en leyes de firma electrónica por estado.