Plataformas digitales en el colegio: información a las familias y modelo
Muchos centros piden a las familias que «autoricen» Google Workspace for Education, Microsoft 365 o las apps de clase. Según la Agencia Española de Protección de Datos, para la función educativa no hace falta su consentimiento: lo que debes hacer es elegir bien la herramienta, firmar el contrato con el proveedor e informar. Este modelo reúne la información, las normas de uso de la cuenta y, aparte, los permisos que sí son opcionales.
En 30 segundos
- Para usar una plataforma educativa en la función educativa, el centro no necesita el consentimiento de las familias: la base es la misión de interés público, según la AEPD.
- Lo que sí debe hacer es elegir una herramienta que cumpla, firmar el contrato de encargo del artículo 28 del RGPD, desactivar lo que no sea para clase e informar.
- El consentimiento solo hace falta para lo opcional, como publicar trabajos o fotos con los que se identifica al alumno; desde los 14 años lo da el propio alumno.
Qué debe incluir
- Qué herramientas usa el centro y para qué: aula virtual, correo, videollamadas, apps educativas.
- La cuenta del alumno: quién la crea, para qué sirve y cuándo se borra.
- Qué datos se tratan y quién los trata: el centro como responsable y el proveedor como encargado.
- Dónde están los datos y, si salen del Espacio Económico Europeo, con qué garantías.
- Los derechos de la familia, también el de oponerse, y a quién escribir.
- Las normas de uso de la cuenta y de los dispositivos.
- Permisos opcionales, uno a uno, para lo que no es necesario para dar clase, como publicar trabajos con el nombre del alumno.
Datos oficiales
del RGPD, la misión en interés público, es la base de los tratamientos del centro en la función educativa.
del RGPD: el uso de la plataforma debe regirse por un contrato de encargo con el proveedor.
es la edad desde la que el alumno da por sí mismo el consentimiento para lo que se basa en él.
Por qué no es una «autorización» para usar la plataforma
La Ley Orgánica de Educación permite a los centros tratar los datos del alumnado que necesitan para su función educativa:
«Los centros docentes podrán recabar los datos personales de su alumnado que sean necesarios para el ejercicio de su función educativa.»
Ley Orgánica 2/2006, de Educación, disposición adicional vigesimotercera, apartado 1 · Ver en la fuente oficial
Y añade el límite:
«En todo caso, la información a la que se refiere este apartado será la estrictamente necesaria para la función docente y orientadora, no pudiendo tratarse con fines diferentes del educativo sin consentimiento expreso.»
Ley Orgánica 2/2006, de Educación, disposición adicional vigesimotercera, apartado 2 · Ver en la fuente oficial
La AEPD lo confirma para las plataformas educativas. Su guía de marzo de 2026, consensuada con las autoridades catalana, vasca y andaluza, dice:
«Los tratamientos realizados por las administraciones educativas y los centros docentes en el ejercicio de la función educativa encuentran su base legitimadora en la misión en interés público (art. 6.1.e RGPD), de conformidad con la legislación educativa aplicable.»
AEPD y autoridades autonómicas, Principios básicos para plataformas educativas digitales (marzo de 2026), principio 3 · Ver en la fuente oficial
«Los servicios adicionales u optativos ofrecidos a través de la plataforma que no respondan a la función educativa, ni sean necesarios para la educación y orientación del alumnado, no deben activarse en un entorno institucional dirigido a menores.»
AEPD y autoridades autonómicas, Principios básicos para plataformas educativas digitales (marzo de 2026), principio 3 · Ver en la fuente oficial
Si pides el consentimiento para usar la plataforma de clase, la familia podría negarse o retirarlo, y el alumno se quedaría sin su herramienta de trabajo. Por eso el modelo separa dos cosas: la información, que firma la familia para dejar constancia de que la ha recibido, y los permisos opcionales, que puede marcar o no.
Qué tiene que hacer el centro antes
- Elegir una herramienta que cumpla. Revisa su política de privacidad y sus condiciones antes de usarla. La AEPD pide rechazar las que no informan de cómo tratan los datos.
- Firmar el contrato de encargo con el proveedor, conforme al artículo 28 del RGPD.
- Desactivar lo que no es para clase. Según la AEPD, los servicios ajenos a la función educativa deben estar desactivados por defecto en un entorno para menores.
- Hacer la evaluación de impacto y contar con tu delegado de protección de datos desde el principio.
- Informar a las familias, al alumnado y al profesorado con un lenguaje claro.
Si la plataforma la pone tu consejería, revisa con ella qué parte te toca a ti.
«Cuando se vaya a realizar un tratamiento por cuenta de un responsable del tratamiento, este elegirá únicamente un encargado que ofrezca garantías suficientes para aplicar medidas técnicas y organizativas apropiados, de manera que el tratamiento sea conforme con los requisitos del presente Reglamento y garantice la protección de los derechos del interesado.»
Reglamento (UE) 2016/679, artículo 28.1 · Ver en la fuente oficial
«El uso de la plataforma deberá regirse por un contrato de encargo que cumpla íntegramente con el artículo 28 del RGPD.»
AEPD y autoridades autonómicas, Principios básicos para plataformas educativas digitales (marzo de 2026), principio 6 · Ver en la fuente oficial
«Las Administraciones educativas y los centros deben conocer las aplicaciones que vayan a utilizar, su política de privacidad y sus condiciones de uso de éstas antes de utilizarlas, debiendo rechazarse las que no ofrezcan información sobre el tratamiento de los datos personales que realicen.»
AEPD, Guía para centros educativos, decálogo · Ver en la fuente oficial
Los permisos que sí son opcionales
Publicar en internet trabajos, fotos o vídeos en los que se identifica al alumno no es necesario para dar clase. Ahí sí necesitas el consentimiento:
«No obstante, algunos supuestos (como la difusión pública en internet de imágenes de los alumnos) exigirían el consentimiento de los afectados o sus representantes legales.»
AEPD, Guía para centros educativos, plataformas educativas · Ver en la fuente oficial
«Cuando dicha publicación o difusión fuera a tener lugar a través de servicios de redes sociales o servicios equivalentes deberán contar con el consentimiento del menor o sus representantes legales, conforme a lo prescrito en el artículo 7 de esta ley orgánica.»
Ley Orgánica 3/2018, artículo 92 · Ver en la fuente oficial
A partir de los 14 años, ese consentimiento lo da el propio alumno; por debajo, sus padres o tutores:
«El tratamiento de los datos personales de un menor de edad únicamente podrá fundarse en su consentimiento cuando sea mayor de catorce años.»
Ley Orgánica 3/2018, artículo 7.1 · Ver en la fuente oficial
Modelo de información y permisos
Modelo orientativo: adáptalo a tu centro y revísalo con tu asesor o con las instrucciones de tu administración educativa.
PLATAFORMAS Y HERRAMIENTAS DIGITALES DEL CENTRO
Información para las familias y el alumnado. Curso ______. Centro: ______________________.
1. Qué usamos. Para dar clase, entregar tareas y comunicarnos, el centro usa estas herramientas: ______________________. La lista completa y actualizada está en ______________________.
2. La cuenta del alumno. El centro crea a cada alumno una cuenta del centro (______________________). Es solo para uso escolar y la gestiona el centro. Se borrará ______________________ después de que el alumno deje el centro.
3. Por qué no te pedimos permiso para esto. Usamos estas herramientas para la función educativa que la Ley Orgánica de Educación encomienda al centro. Por eso no dependen de tu consentimiento, pero sí tienes derecho a saber cómo funcionan.
4. Qué datos se tratan. Nombre, curso y grupo, correo del centro, tareas y trabajos, comentarios y calificaciones, y los datos técnicos necesarios para que el servicio funcione.
5. Quién los trata. Responsable: ______________________. Proveedor: ______________________, que trata los datos por cuenta del centro, con un contrato de encargo y solo siguiendo sus instrucciones. Los datos se guardan en ______________________. Si salen del Espacio Económico Europeo, lo hacen con estas garantías: ______________________.
6. Lo que no hacemos. Hemos desactivado los servicios que no son necesarios para la clase (______________________). Los datos del alumno no se usan para publicidad.
7. Tus derechos. Puedes pedir el acceso, la rectificación, la supresión o la limitación de los datos, u oponerte a su tratamiento, escribiendo a ______________________. Delegado de protección de datos: ______________________. Si no estás de acuerdo con nuestra respuesta, puedes reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos.
8. Normas de uso de la cuenta. La cuenta es personal: no compartas la contraseña. Úsala solo para tareas del centro. Trata con respeto a compañeros y profesores. No hagas fotos, vídeos ni capturas de otras personas sin su permiso ni las compartas. Si ves algo que te preocupa, díselo a tu tutor/a.
PERMISOS OPCIONALES. Marca lo que quieras. Decir que no, o no marcar nada, no cambia en nada las clases de tu hijo/a.
☐ Sí ☐ No. Publicar trabajos del alumno/a con su nombre en la web o el blog del centro.
☐ Sí ☐ No. Publicar fotos o vídeos de clase en los que se le reconozca, en la web o las redes sociales del centro.
☐ Sí ☐ No. Otro uso: ______________________.
Puedo retirar estos permisos cuando quiera escribiendo a ______________________.
D./Dña. ______________________, con DNI/NIE __________, como ☐ padre ☐ madre ☐ tutor/a legal del alumno/a ______________________, del curso ______ y grupo ______,
☐ He recibido y leído la información sobre las plataformas del centro y las normas de uso, y las he comentado con mi hijo/a. Si mi hijo/a tiene menos de 14 años, doy también los permisos opcionales que he marcado.
En ______________, a ____ de __________ de ______.
Firma del padre, madre o tutor/a:
Si el alumno/a tiene 14 años o más, los permisos opcionales los da él o ella. Nombre del alumno/a: ______________________. Firma del alumno/a:
Firmarlo gratis en MultiDocs⬇ Descargar el modelo en WordAñade el logo y los datos de tu centro.
Rellena los apartados 5 y 6 solo con lo que hayas comprobado en tu contrato y en la configuración de la plataforma.
Si una familia se opone al tratamiento, estudia su caso. La AEPD recuerda:
«Si se estimase la oposición, los responsables deberán adoptar las medidas necesarias para que la persona afectada no sufra discriminación ni agravio comparativo en su derecho fundamental a la educación.»
AEPD y autoridades autonómicas, Principios básicos para plataformas educativas digitales (marzo de 2026), principio 10 · Ver en la fuente oficial
Cómo la firman las familias
- Rellena el modelo y guárdalo como PDF. Súbelo en Firmar gratis; también vale una foto del papel.
- Elige «Una copia para cada uno» (hasta 20 personas por envío), marca dónde se firma y pega el nombre y el correo o el móvil de cada familia.
- A cada persona le llega un enlace por correo, WhatsApp o SMS, y firma con el dedo en su móvil, sin crear cuenta.
- Cuando terminan, te llega un solo correo con todas las copias firmadas y sus justificantes.
Para los alumnos de 14 años o más, marca también dónde firma el alumno. Si prefieres guardar los permisos de imagen en un documento propio, usa la cesión de imagen de menores.
Más ideas para el centro en cómo firmar documentos en colegios.
Preguntas frecuentes
¿Necesito el consentimiento de los padres para usar Google Classroom o Teams?
Como regla general, no, si lo usas para la función educativa. Según la AEPD, esos tratamientos se basan en la misión de interés público del centro. Lo que sí debes hacer es elegir una herramienta que cumpla, firmar el contrato de encargo con el proveedor e informar a las familias.
¿Y si una familia se opone?
La familia puede ejercer su derecho de oposición. Si el centro la acepta, la AEPD pide tomar medidas para que el alumno no sufra discriminación en su derecho a la educación.
¿Desde qué edad decide el propio alumno?
En lo que se basa en el consentimiento, como publicar sus trabajos o su imagen, desde los 14 años decide el propio alumno. Por debajo, sus padres o tutores.
¿Puede un profesor usar una app gratuita que ha encontrado?
Solo si el centro la ha revisado y cumple la normativa de protección de datos. La AEPD pide conocer antes su política de privacidad y rechazar las que no informan de cómo tratan los datos.
Fuentes oficiales
- AEPD y autoridades autonómicas: «Principios básicos para la contratación y uso de plataformas educativas digitales por las administraciones educativas y centros docentes», marzo de 2026
- Agencia Española de Protección de Datos: «Guía para centros educativos»
- BOE: Ley Orgánica 2/2006, de Educación (LOE), disposición adicional vigesimotercera
- BOE (DOUE): Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD), artículo 28
- BOE: Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos (LOPDGDD), art. 7
- BOE: Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD), artículo 92
Hemos consultado cada fuente el 6 de noviembre de 2026. Si ves un dato desactualizado, escríbenos a info@multidocs.es.